Introduzione
Newsletter G Tech Group e' il sistema interno di email marketing sviluppato da G Tech Group per gestire campagne, liste contatti e automazioni in totale autonomia, senza dipendere da piattaforme estere costose e poco flessibili. Prima di lanciare la prima campagna serve completare alcuni passaggi di configurazione che garantiscono deliverability, conformita' normativa al GDPR e tracciamento corretto di aperture e clic. Questa guida ti accompagna passo dopo passo dall'accesso iniziale al primo invio di test, evidenziando le scelte da compiere e le insidie più' comuni che si incontrano in fase di setup.
Accesso alla piattaforma
Dopo aver ricevuto le credenziali dal team G Tech Group, accedi al pannello tramite browser usando username e password forniti. La dashboard mostra subito un riepilogo delle campagne attive, dei contatti totali e degli ultimi report di apertura e clic, oltre a un'area notifiche con messaggi del sistema. Cambia immediatamente la password iniziale e abilita l'autenticazione a due fattori se disponibile, perché' un'account compromesso puo' causare invii massivi non autorizzati e danno reputazionale grave.
Configurazione account
Dal menu impostazioni inserisci il nome mittente che apparira' nella casella dei destinatari, l'indirizzo email di risposta (reply-to), la ragione sociale completa con partita IVA e indirizzo della sede legale. Questi dati appariranno automaticamente nel footer di ogni email per soddisfare gli obblighi previsti dal GDPR e dal Codice del Consumo italiano. Inserisci anche un'indirizzo email di amministratore che ricevera' notifiche di sistema, alert sulle campagne e segnalazioni di problemi tecnici.
Provider di invio
Newsletter G Tech Group supporta numerosi provider SMTP e API: AWS SES, Sendgrid, Mailgun, Elastic Email, SparkPost, Blastengine e SMTP generico. Scegli il provider in base al volume di invio mensile previsto, al budget disponibile e ai requisiti di deliverability. AWS SES e' la scelta più' economica per volumi medio-alti, Sendgrid offre ottima reputazione già' inclusa, Mailgun e' apprezzato dagli sviluppatori per la qualità' delle API. Configura le credenziali nel pannello e verifica la connessione con il test integrato.
Dominio di invio
Configura record SPF, DKIM e DMARC sul dominio che userai per spedire le newsletter. Senza questi record di autenticazione le email finiscono in spam o vengono rifiutate dai principali provider come Gmail, Outlook, Yahoo e Libero. Crea un sottodominio dedicato (es. news.tuodominio.it) per separare il traffico marketing da quello transazionale e dalle email aziendali, isolando eventuali problemi di reputazione futuri.
Prima lista contatti
Crea una lista di test con 5-10 indirizzi interni (colleghi consenzienti) per verificare il flusso completo: form di iscrizione, conferma double opt-in, ricezione campagna, tracciamento aperture e clic, link di unsubscribe funzionante. Solo dopo aver validato la lista test, procedi con l'importazione della lista contatti reale.
Template di base
Importa o crea un template HTML responsive che rispetti l'identità' visiva aziendale. Inserisci logo, palette colori del brand, font web-safe, link al centro preferenze e dati obbligatori in footer. Un template ben fatto velocizza la creazione di ogni campagna successiva mantenendo coerenza visiva.
Test di invio
Prima di importare la lista contatti completa, esegui sempre un'invio di test verso indirizzi su Gmail, Outlook, Libero, Yahoo e Apple Mail per validare resa grafica, arrivo in inbox e funzionamento di link e merge tag. Strumenti come Mail Tester (mail-tester.com) forniscono uno score di deliverability gratuito da 0 a 10.
Configurare il tracking
Abilita il tracciamento aperture (pixel di tracciamento invisibile) e clic (riscrittura URL) nelle impostazioni globali della campagna. Il tracking e' essenziale per misurare engagement e ottimizzare campagne future, ma deve essere dichiarato nell'informativa privacy del sito perché' utilizza cookie tecnici e profilanti su sito di destinazione. Senza tracking sei cieco sui risultati.
Pagine di conferma e cancellazione
Personalizza le pagine di sistema (conferma iscrizione, cancellazione completata, errore generico) con grafica brand. Sono touchpoint visibili agli utenti durante il ciclo di vita e una pagina anonima e' un'occasione persa di engagement.
Backup e ridondanza
Pianifica fin dall'inizio una strategia di backup: export contatti mensile su storage esterno, export campagne ogni trimestre, documentazione delle configurazioni provider in un wiki interno. La ridondanza protegge da incidenti tecnici, errori umani e cancellazioni accidentali.
Formazione del team
Forma il team su come usare la piattaforma con sessioni dedicate. Distingui ruoli: chi puo' creare campagne, chi puo' inviarle, chi puo' modificare liste. Definisci un flusso di approvazione per evitare invii non autorizzati o errati che possono danneggiare deliverability per mesi.
Documentazione interna
Crea un wiki interno o pagina Notion con tutte le configurazioni: provider scelto, credenziali API criptate o riferimento al password manager, record DNS configurati, naming convention per liste e tag, calendario editoriale standard. La documentazione facilita onboarding di nuovi membri del team e riduce dipendenza da singole persone.
Audit checklist periodica
Stabilisci una checklist trimestrale di audit del setup: SPF/DKIM/DMARC ancora validi (i record possono scadere o essere modificati per errore), provider API key non scaduta, suppression list crescita normale, dominio mittente non in blacklist pubbliche (verifica su mxtoolbox.com), template responsive ancora correttamente renderizzato sui nuovi client. Un'ora ogni tre mesi previene problemi gravi.
Politiche di sicurezza
Definisci politiche di sicurezza chiare: chi puo' accedere al pannello, password complesse obbligatorie, 2FA obbligatorio per ruoli admin, rotazione API key ogni 90 giorni, log audit di tutte le operazioni amministrative. Un'account compromesso puo' essere usato per spam massivo distruggendo reputation in poche ore.
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