Gestire correttamente l’archiviazione delle email è cruciale per performance e compliance. In questa guida G Tech Group analizza le differenze tra archivio online di Microsoft 365 e file PST locale, aiutandoti a scegliere la soluzione più adatta alla tua organizzazione.
Cos’è un file PST
Il Personal Storage Table (PST) è un formato proprietario Microsoft per archiviare email, contatti e calendari sul computer locale. Storicamente utilizzato per liberare spazio sulla cassetta postale del server, presenta limiti importanti: dimensione massima 50 GB, vulnerabilità al corruption, nessun backup automatico e accessibilità solo dal singolo dispositivo.
Cos’è l’archivio online
L’archivio online (In-Place Archive) è una cassetta postale secondaria nel cloud Microsoft 365. Appare come una cartella aggiuntiva in Outlook ed è accessibile da qualsiasi dispositivo connesso. Offre capacità fino a 1,5 TB con licenze enterprise e gode di tutte le funzionalità di backup e sicurezza del cloud Microsoft.
Confronto delle caratteristiche
- Accessibilità: PST solo locale; archivio online da qualsiasi device.
- Backup: PST manuale; archivio online automatico in cloud.
- Sicurezza: PST nessuna crittografia di default; archivio online crittografato end-to-end.
- Ricerca: PST limitata al device; archivio online indicizzata server-side.
- Compliance: PST non auditabile; archivio online supporta eDiscovery e Legal Hold.
- Costo: PST gratuito; archivio online incluso in licenze E3/E5.
Quando usare il PST
Il PST rimane utile in scenari specifici: migrazione dati da vecchi sistemi, backup occasionali di progetti chiusi, ambienti senza Microsoft 365 o necessità di portabilità offline. Per crearne uno, vai in File > Apri ed esporta > Importa/Esporta > Esporta in un file.
Quando usare l’archivio online
L’archivio online è raccomandato per: aziende con Microsoft 365, lavoratori che usano più dispositivi, settori regolamentati (finanza, sanità, legale), team che richiedono ricerca avanzata e organizzazioni con policy di retention. Per attivarlo, l’amministratore deve abilitare l’opzione nel centro Exchange Admin.
Migrazione da PST a archivio online
Per migrare dati storici dal PST al cloud, l’IT manager può usare il Network Upload di Microsoft 365 o strumenti come SharePoint Migration Tool. Outlook desktop permette anche di trascinare email manualmente, ma per volumi significativi consigliamo strumenti professionali.
Policy di retention automatiche
Una delle funzioni più potenti dell’archivio online sono le policy di retention. Configurabili dall’admin, spostano automaticamente email più vecchie di N giorni dalla cassetta principale all’archivio, mantenendo Outlook performante e organizzato senza intervento manuale.
Considerazioni sulla sicurezza
I file PST sono spesso bersaglio di ransomware perché salvati in posizioni note (%USERPROFILE%\Documents\Outlook Files). Inoltre, se non protetti da password forte, chiunque acceda al computer può aprirli con Outlook. L’archivio online elimina questi rischi grazie all’autenticazione multi-fattore di Microsoft 365.
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