SharePoint Online: setup sito team
SharePoint Online è il servizio cloud Microsoft per la gestione documentale, l'intranet aziendale e la collaborazione strutturata. Ogni team Microsoft 365 ha un sito SharePoint dietro le quinte, ma puoi crearne anche manualmente per scopi specifici. In questo articolo vediamo come configurare correttamente un sito team SharePoint.
Cosa è un sito SharePoint
Un sito SharePoint è uno spazio web aziendale che contiene: librerie documenti (file organizzati), liste (dati strutturati come tabelle), pagine wiki e news, calendari, app integrate, permessi granulari. Esistono due tipi principali: Team Site (collaborazione di un gruppo) e Communication Site (comunicazione one-to-many tipo intranet).
Team Site vs Communication Site
Team Site: ha un gruppo M365 associato, ogni membro ha permessi di scrittura, ottimo per progetti e dipartimenti. Communication Site: nessun gruppo associato, pochi autori e molti lettori, perfetto per intranet aziendale, news, portali HR. La scelta dipende dal flusso di contenuti: collaborazione → Team, broadcasting → Communication.
Procedura passo-passo: creare Team Site
- Accedi a sharepoint.com con account aziendale.
- Clicca "Crea sito" in alto a sinistra.
- Scegli "Team Site".
- Imposta nome del sito (es. "Marketing 2026") e descrizione.
- Scegli URL personalizzato (controlla che sia chiaro e breve).
- Imposta privacy: Pubblico (tutti in azienda accedono) o Privato (solo membri).
- Aggiungi proprietari (almeno 2 per business continuity).
- Aggiungi membri iniziali.
- Salva: il sito è pronto entro pochi minuti con gruppo M365 associato.
Struttura iniziale consigliata
Un sito ben strutturato facilita l'adozione. Prevedi: libreria "Documenti" predefinita organizzata per cartelle tematiche (max 2 livelli di profondità), una libreria "Modelli" per template aziendali, una lista "Attività" per task condivisi, un calendario "Eventi" del team, una pagina "Home" curata con news, link utili e widget.
Librerie documenti
Le librerie sono il cuore di SharePoint: organizzano file con metadati, versionamento, check-in/out, permessi. Crea librerie tematiche (es. "Contratti", "Progetti 2026", "Marketing Assets") invece di una sola libreria gigante. Configura metadati personalizzati per filtrare e cercare meglio: data, cliente, stato, responsabile.
Permessi e sicurezza
SharePoint usa tre livelli base: Owner (controllo totale), Member (lettura+scrittura), Visitor (sola lettura). Per scenari complessi crea gruppi SharePoint personalizzati con permessi specifici (es. "Solo lettura cartella contratti"). Evita di spezzare l'ereditarietà a livello di singolo file: gestisci a livello di libreria o cartella.
Integrazione con Teams
Ogni team Teams ha un sito SharePoint associato. I file caricati nei canali finiscono in cartelle SharePoint corrispondenti. Aggiungi librerie come tab nei canali Teams per accesso rapido: vai sul canale > + > SharePoint > scegli la libreria. Crea anche pagine SharePoint come tab per news o documentazione del team.
News e pagine
Le News SharePoint sono articoli pubblicati nel sito visibili in homepage e nella sezione "News" delle app M365. Usale per: aggiornamenti aziendali, comunicazioni HR, novità di prodotto. Le pagine sono utili per: documentazione, wiki, landing page interne. Entrambe supportano editor moderno con web part (widget) drag-and-drop.
Errori comuni e come risolverli
- Una sola libreria con migliaia di file: organizza per librerie tematiche.
- Strutture cartelle profonde 6 livelli: massimo 2-3 livelli, usa metadati.
- Permessi su singoli file: ingestibile, ragiona a livello di libreria.
- URL lunghissimi: tieni nomi sito brevi (problemi con sync OneDrive su path lunghi).
- Owner unico: minimo 2 per non perdere accesso amministrativo.
Domande frequenti
D: Quanto storage ho su SharePoint?
R: 1 TB di base + 10 GB per utente licenziato.
D: Posso sincronizzare le librerie sul PC?
R: Sì, tramite OneDrive sync (vedi articolo dedicato).
D: Cosa succede se elimino un sito?
R: Va nel cestino per 93 giorni, poi viene eliminato definitivamente.
D: Posso usare SharePoint come intranet aziendale?
R: Sì, con Communication Site e Hub Sites collegati.
Hub Sites e architettura intranet
Per aziende con molti siti SharePoint, configura Hub Sites: aggregano siti correlati sotto una navigazione comune e con branding uniforme. Esempio: Hub Intranet Aziendale con navigazione che punta a HR, IT, Marketing, Finanza - tutti siti separati ma visibilmente uniti. Modello consigliato: 1 Hub principale (intranet) + sub-hub per dipartimenti grandi + siti progetti collegati. Hub Sites diventano centro nevralgico della comunicazione aziendale.
Ricerca e metadati
Una libreria con migliaia di file è inutile se non trovi quello che cerchi. Investi tempo in metadati custom: per ogni libreria, definisci 3-5 colonne metadata (es. Cliente, Stato, Tipologia, Anno). Compila i metadati per ogni file. La ricerca filtrata diventa potente: tutti i contratti del cliente XYZ del 2026 in un click. SharePoint indicizza i metadati e li espone in viste personalizzate.
Workflow e approvazioni
Integra SharePoint con Power Automate per workflow automatici: approvazione documenti, notifica modifiche, archiviazione automatica dopo X mesi. Esempio: contratto caricato in libreria "Contratti in attesa" → Power Automate manda approvazione al direttore → se approvato sposta in "Contratti approvati" + notifica commerciale. Riduce lavoro manuale e garantisce tracciabilità.
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