La ricevuta di accettazione PEC
La ricevuta di accettazione e il primo dei due documenti che certificano un'invio PEC. Viene generata dal gestore del mittente subito dopo aver preso in carico il messaggio.
Cosa certifica
La ricevuta di accettazione attesta che il messaggio e stato accettato dal sistema PEC del mittente. Certifica: data e ora esatte di accettazione, identità del mittente, identità del destinatario, hash crittografico del messaggio.
Quando arriva
La ricevuta di accettazione arriva tipicamente entro pochi secondi dall'invio, nella stessa casella del mittente. Tutti i gestori PEC accreditati AgID sono obbligati a generarla.
Formato della ricevuta
La ricevuta e un'email firmata digitalmente con allegato XML strutturato secondo specifica DigitPA. Contiene: data e ora, identificativo univoco messaggio, mittente, destinatari, gestore.
Valore legale
La ricevuta di accettazione vale come prova che il messaggio e stato inviato. E equivalente alla ricevuta della raccomandata in posta: prova la spedizione, non la consegna.
Differenza con la ricevuta di consegna
L'accettazione e generata dal gestore del mittente. La consegna dal gestore del destinatario. Entrambe necessarie per dimostrare la consegna completa.
Cosa fare se non arriva
Se la ricevuta di accettazione non arriva entro 5-10 minuti dall'invio: verifica che la PEC sia effettivamente partita (cartella Inviati), controlla spam/quarantena, verifica connessione al server PEC, contatta supporto del gestore.
Errori di accettazione
Esistono casi in cui invece dell'accettazione arriva un'avviso di non accettazione: indirizzo destinatario malformato, virus rilevato nell'allegato, dimensione messaggio oltre i limiti, casella mittente sospesa.
Conservazione
La ricevuta di accettazione deve essere conservata insieme al messaggio originale. Per processi legali, conserva in formato originale (.eml) per mantenere firma digitale del gestore.
Struttura tecnica della ricevuta
La ricevuta XML contiene elementi standardizzati: postacert root, identificativo univoco, dati con date/mittente/destinatari, hash del messaggio originale. La firma del gestore garantisce non ripudio.
Lettura della ricevuta
Aprendo l'email di ricevuta vedi: oggetto del messaggio originale, data/ora di accettazione, mittente PEC, destinatari, allegato daticert.xml e postacert.eml. Il file XML e leggibile con browser o text editor.
Quando NON si genera accettazione
Se il messaggio e rifiutato dal gestore mittente (es. virus, dimensione eccessiva, dominio destinatario non valido), invece dell'accettazione arriva un'avviso di non accettazione, anch'esso con valore legale.
Differenze tra gestori
Il formato della ricevuta e standard per tutti i gestori (specifica DigitPA). Differenze minime nell'aspetto della busta esterna, ma il contenuto XML e il valore legale sono identici. Una ricevuta Aruba e equipollente a una ricevuta Legalmail.
Uso in giudizio
Per produrre la ricevuta in giudizio: stampare e/o esportare in formato originale (.eml). La verifica della firma digitale del gestore conferma autenticita. Conservare per tutta la durata di rilevanza del documento (anni o decenni per atti contrattuali).
Cosa contiene tecnicamente daticert.xml
Il file XML strutturato contiene tag: identificativo (ID univoco), data (timestamp), mittente (PEC mittente), destinatari (lista PEC destinatari), gestore-emittente (nome gestore con firma), hash (sha-256 del messaggio originale), tipo (accettazione/non-accettazione/etc.).
Esempi di mancata accettazione
Cause tipiche di rifiuto in accettazione: messaggio contenente virus rilevato dall'antivirus del gestore, allegato superiore al limite del piano, dominio destinatario non valido, casella mittente bloccata per insolvenza.
Tempi di accettazione
Generalmente entro 30 secondi dall'invio. Se ritardi maggiori: verificare se il messaggio e in coda (cartella Inviati ma non ancora in cartella Inviati definitiva), oppure se ci sono problemi del gestore.
Conservazione legale della ricevuta
Per tempi pluriennali, conservare ricevuta in formato originale (.eml) con firma digitale del gestore verificabile. Su disco crittografato o in conservazione sostitutiva a norma. Stampe NON sono sufficienti se la firma non e verificabile.
Strumenti di verifica
Esistono tool per verificare validita di una ricevuta PEC: EID Validation Service di AgID, tool gratuiti di InfoCert, plugin Acrobat. Verifica: firma digitale del gestore valida, certificato non revocato, contenuto non manipolato.
Domande frequenti
D: Posso usare la ricevuta in giudizio?
R: Si, ha pieno valore probatorio. Conserva in formato originale .eml.
D: Cosa succede se invio a indirizzo errato?
R: Il gestore mittente rifiuta o consegna a destinatario errato, e te lo segnala.
D: La ricevuta puo essere falsificata?
R: No, e firmata digitalmente dal gestore. La firma e verificabile.
Conclusioni
La ricevuta di accettazione e il primo certificato di un'invio PEC. Comprenderne il significato, il formato e la conservazione corretta e fondamentale per chiunque usi la PEC. Per professionisti, queste ricevute sono spesso decisive in caso di contestazioni procedurali.
Best practice di conservazione
Salva ricevuta in formato originale (.eml) appena ricevuta. Archivia in cartella dedicata o sistema documentale. Per atti contrattuali, archivia anche in conservazione sostitutiva. Verifica periodicamente integrita firma del gestore (validita certificato).
Risorse utili
Tool di verifica AgID: pubbliche-amministrazioni.agid.gov.it/eid-validation. Servizi di verifica gestori: portali di InfoCert, Aruba. Documentazione tecnica: specifiche DigitPA sul formato delle ricevute. Per uso in giudizio, consulenza legale.
Confronto con ricevuta postale
La ricevuta di accettazione PEC e l'equivalente digitale della ricevuta della raccomandata postale. Differenze: tempi (secondi vs minuti), formato (XML firmato vs cartaceo), archiviazione (digitale vs fisico). Stesso valore legale di prova di spedizione.
Considerazioni operative
Verifica sempre di aver ricevuto l'accettazione subito dopo l'invio. Se non arriva entro 5 minuti, indaga: probabilmente il messaggio non e stato accettato. Conservare ricevuta anche per messaggi banali: in caso di contestazioni successive, e la prova essenziale dell'avvenuto invio.
Hai bisogno di aiuto?
Se vuoi gestione PEC affidata a G Tech Group, scrivici tramite il modulo di contatto.