La posta elettronica certificata (PEC) è uno strumento fondamentale per le comunicazioni tra le aziende e gli enti pubblici. Con l'entrata in vigore del Regolamento Europeo eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services), è diventato necessario adeguare la PEC agli standard europei per garantire la massima sicurezza delle comunicazioni.
In questa guida, vediamo i passaggi da seguire per adeguare la tua PEC agli standard europei, effettuare l'autenticazione e attivare la verifica in 2 passaggi.
Passaggio 1: Riconoscimento del titolare della PEC
La prima cosa da fare è verificare che il titolare della PEC sia riconosciuto dal fornitore di posta elettronica certificata. Per fare ciò, occorre inviare una richiesta di riconoscimento tramite l'apposita sezione sul sito web del fornitore. In caso di rappresentanti legali di persone giuridiche, sarà necessario certificare la loro identità e verificare la loro effettiva nomina a svolgere i poteri di rappresentanza. In caso di verifiche non conformi, l'utente dovrà fornire la documentazione adeguata.
Passaggio 2: Autenticazione del titolare della PEC
L'autenticazione dell'utente titolare di una PEC può essere eseguita mediante uno dei regimi di identificazione elettronica riconosciuti dalla Commissione europea. Tra questi troviamo SPID, Firma digitale, Firma digitale remota, Carta d'Identità Elettronica (CIE 3.0), Tessera Sanitaria - Carta Nazionale dei Servizi, e DVO con operatore.
Prima di iniziare la procedura di riconoscimento, è necessario accertarsi di avere a disposizione l'indirizzo PEC e la relativa password, lo strumento di identificazione relativo al metodo di riconoscimento scelto, il telefono cellulare (previsto solo per alcuni metodi di riconoscimento), il documento d'identità in corso di validità, il codice fiscale, e, in caso di rappresentanti legali di persone giuridiche, la documentazione originale attestante i poteri di rappresentanza.
Passaggio 3: Attivazione della verifica in 2 passaggi
Una volta che il titolare della PEC è stato riconosciuto e autenticato, è possibile attivare la verifica in 2 passaggi. Questa opzione consente di aggiungere un ulteriore livello di sicurezza alla PEC, richiedendo l'inserimento di un codice di verifica inviato tramite SMS o app dedicata.
L'attivazione della verifica in 2 passaggi può essere eseguita in tre modi differenti:
- Notifica PUSH su dispositivo mobile tramite APP Aruba PEC: dopo aver scaricato l'app Aruba sul tuo dispositivo mobile e aver effettuato l'accesso, è sufficiente attivare la verifica in 2 passaggi direttamente dal tuo pannello webmail su desktop e seguire le istruzioni. Una volta confermata la validità della mail, potrai accedere alla webmail in qualsiasi momento da desktop autorizzando l'accesso tramite una notifica che ti arriverà sul dispositivo in cui hai scaricato l'app Aruba.
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Token OTP via APP Aruba PEC: dopo aver scaricato l'app Aruba sul tuo dispositivo mobile e aver effettuato l'accesso, è possibile attivare la verifica in 2 passaggi direttamente dal tuo pannello webmail su desktop. Qualora non riuscissi ad accedere tramite notifica PUSH, ti verrà richiesto un token OTP fornito dall'app. Questo sarà visibile aprendo il "Menù", cliccando su "Impostazioni" e successivamente su "Genera codice per la verifica". Potrai accedere alla webmail in qualsiasi momento da desktop autorizzando l'accesso tramite la notifica PUSH che ti arriverà dall'app Aruba o, eventualmente, seguendo i passaggi sopra descritti.
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Token OTP via SMS: se non hai a disposizione un PC per attivare l'autenticazione a due fattori (2FA), è possibile seguire sei semplici passaggi per associare la webmail al tuo dispositivo mobile tramite l'app Aruba PEC e accedere alla tua casella PEC semplicemente entrando nell'app.
È possibile saltare i passaggi 3-4-5 cliccando il pulsante azzurro "Adegua la tua PEC" presente nella home dell'applicazione. Dopo aver completato la procedura di riconoscimento, è possibile attivare la verifica in 2 passaggi cliccando sul pulsante azzurro "Attiva verifica in 2 passaggi" e scegliendo una delle tre procedure sopra descritte.
In conclusione, adeguare la tua PEC agli standard europei, effettuare l'autenticazione e attivare la verifica in 2 passaggi è un processo importante per garantire la massima sicurezza delle comunicazioni. Seguendo questi semplici passaggi, potrai ottenere una PEC conformità ai requisiti di legge e potrai comunicare in modo sicuro e affidabile con le aziende e gli enti pubblici.