PST file: importare ed esportare
I file PST (Personal Storage Table) sono il formato Outlook storico per archiviare email, contatti e calendari in un singolo file locale. Anche se Microsoft spinge sul cloud, ci sono ancora scenari dove serve gestire PST: migrazione da vecchi server, backup forense, condivisione mailbox archiviate. Vediamo come importare ed esportare PST correttamente.
Quando usare i PST
Scenari validi: migrazione da Exchange on-premise verso M365, backup punto-nel-tempo di una mailbox prima di operazioni rischiose, esportazione email per compliance legale (e-discovery), archiviazione storica off-line di un dipendente cessato. Scenari da evitare: usare PST come storage quotidiano, archiviare email correnti su PST locali invece dell'archivio online.
Limiti dei PST
PST è soggetto a corruzione (specialmente su network drive: non supportato!), dimensione massima consigliata 50 GB (oltre è instabile), non sincronizzato tra dispositivi, non cercabile da Outlook Mobile/Web, recovery complesso in caso di danno. Usali con cautela e sempre con backup secondario.
Procedura passo-passo: esportare PST
- Apri Outlook desktop.
- Vai su File > Apri ed esporta > Importa/Esporta.
- Scegli "Esporta in file" > Avanti.
- Scegli "File di dati di Outlook (.pst)" > Avanti.
- Seleziona la cartella da esportare (es. "Cassetta postale - nome", per esportare tutto).
- Spunta "Includi sottocartelle" per esportare l'intera struttura.
- Scegli percorso file destinazione (es. C:\Backup\mailbox_2026.pst).
- Opzionale: imposta password per proteggere il PST.
- Clicca Fine: l'esportazione inizia (può richiedere minuti o ore per grandi mailbox).
Procedura passo-passo: importare PST
- Apri Outlook desktop.
- Vai su File > Apri ed esporta > Importa/Esporta.
- Scegli "Importa da un'altro programma o file" > Avanti.
- Scegli "File di dati di Outlook (.pst)" > Avanti.
- Seleziona il file PST da importare.
- Scegli come gestire duplicati: sostituisci, consenti duplicati, non importare duplicati.
- Avanti.
- Scegli destinazione: cartella esistente o nuova cartella nella mailbox.
- Spunta "Includi sottocartelle".
- Clicca Fine: l'importazione inizia.
Importazione massiva PST in M365
Per migrazioni di molti PST (es. da on-premise a M365), Microsoft offre due strumenti gratuiti: Network Upload (carica PST su Azure storage, poi mappi a mailbox utenti via CSV) e Drive Shipping (invii dischi fisici a Microsoft). Disponibili in Compliance Center > Data Lifecycle Management > Import. Ideali per centinaia di GB di PST.
Migrazione PST → Archivio online
Se hai PST locali con email storiche e vuoi modernizzare: apri il PST in Outlook (File > Apri ed esporta > Apri file di dati Outlook), poi sposta le cartelle (drag-and-drop) dal PST all'archivio online. Una volta verificato il trasferimento, chiudi il PST e archivialo come backup. Soluzione moderna e sicura.
Proteggere i PST con password
Durante l'esportazione puoi impostare una password: l'attaccante non può aprire il file senza. Attenzione: l'algoritmo di cifratura PST è debole (recuperabile con strumenti specializzati), quindi non considerare la password come protezione enterprise-grade. Per dati davvero sensibili usa volumi BitLocker o storage cloud cifrato.
Riparare PST corrotti
Se un PST si corrompe (errore "file non riconosciuto"), Outlook include SCANPST.EXE: utility per riparare PST. Si trova in C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16. Esegui, seleziona il PST, scansiona, ripara. Strumento di base ma efficace per corruzioni leggere; per gravi corruzioni servono tool specializzati commerciali.
Errori comuni e come risolverli
- PST su network drive: non supportato, copia in locale prima di usare.
- PST oltre 50 GB: rischio corruzione, splitta in PST tematici (es. per anno).
- PST come backup principale: usa archivio online o backup terze parti professionali.
- Importazione duplicata: imposta sempre "non importare duplicati" per sicurezza.
- Password persa: il PST diventa quasi inaccessibile (alcuni tool recovery a pagamento esistono).
Domande frequenti
D: Posso aprire un PST creato con Outlook 2007?
R: Sì, ma il formato vecchio (ANSI) ha limite 2 GB; Outlook moderno usa UNICODE 50+ GB.
D: L'export PST è completo?
R: Sì, include email, contatti, calendari, attività, note (tutto della mailbox).
D: Posso sincronizzare un PST tra PC?
R: No, i PST non sono sincronizzati; usa archivio online per sincronizzazione.
D: Quanto pesa un PST tipico?
R: Dipende dalla mailbox, indicativamente 1 GB ogni 5.000-10.000 email con allegati.
Conversione formato e compatibilità
Outlook moderno usa formato PST UNICODE che supporta fino a 50 GB di file. Vecchi PST creati con Outlook 2007 o precedenti potrebbero essere in formato ANSI con limite 2 GB. Per convertire: apri il vecchio PST in Outlook moderno, crea nuovo PST UNICODE, copia tutto il contenuto. Operazione lunga ma necessaria se hai PST legacy. Outlook 2024 e versioni successive supportano PST fino a 100 GB ma performance si degrada oltre 30-40 GB.
Archiviazione strutturata di PST
Se devi conservare PST per compliance, strutturali: una cartella centralizzata su SharePoint protetta, naming convention chiara (AAAA-NomeUtente-AreaArchivio.pst), policy di retention documentata, accesso controllato. Non lasciarli su singoli PC: vulnerabili a perdita e accesso. Tool aziendali consolidati (Veritas Enterprise Vault, Mimecast Archive) gestiscono volumi enterprise con SLA compliance. Per piccole aziende il backup OneDrive aziendale con folder protetto è sufficiente.
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