PEC e fatturazione elettronica: due mondi distinti
Molti pensano che PEC e fatturazione elettronica siano la stessa cosa o strettamente legate. In realta sono sistemi distinti, anche se hanno punti di contatto storici e residuali.
Cos'e la fatturazione elettronica
Dal 2019 in Italia tutte le fatture B2B/B2C devono essere emesse in formato XML FatturaPA e transitare attraverso il SDI (Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate). Il SDI valida e instrada le fatture al destinatario.
Canali del SDI
Il SDI invia/riceve fatture tramite tre canali: codice destinatario a 7 caratteri (es. fornito da gestionali), PEC (residuale), o area riservata fisconline per chi non ha canale dedicato.
PEC come canale fattura
Storicamente, soprattutto nei primi anni, molti cessionari/committenti hanno comunicato la PEC al fornitore per ricevere le fatture XML. Il SDI inviava la fattura via PEC al destinatario. Oggi questo canale e meno usato a favore del codice destinatario.
Differenza tra PEC fatture e PEC ordinaria
Quando ricevi fatture via PEC dal SDI, arrivano dall'indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it (o simili). Sono email PEC normali con allegato il file XML della fattura. La PEC e solo il vettore, la fattura ha vita propria nel sistema fiscale.
Cosa controllare
Per ricevere fatture via PEC: verificare di averla comunicata correttamente al fornitore o registrata su Cassetto Fiscale (Indirizzo Telematico). Verificare che lo spazio della PEC sia sufficiente per archiviare i file XML.
Conservazione fatture elettroniche
Le fatture elettroniche devono essere conservate per 10 anni con sistema di conservazione sostitutiva a norma. L'Agenzia Entrate offre il servizio gratuito; alternative private esistono presso commercialisti e provider.
SDI e ricevute
Quando emetti una fattura via SDI, ricevi notifiche: ricevuta consegna (al destinatario), notifica scarto (se ci sono errori), notifica mancata consegna. Sono ricevute SDI, distinte dalle ricevute PEC.
Errori comuni
Confondere PEC e SDI: emettere fattura via PEC senza SDI non e valido fiscalmente. Usare lo stesso indirizzo PEC per comunicazioni e ricezione fatture puo creare confusione: meglio canale dedicato.
Codice destinatario vs PEC
Il codice destinatario a 7 caratteri e l'identificativo principale per fatture elettroniche. PEC come canale fattura e residuale: e attiva solo se non c'e codice destinatario. La PEC come canale fattura e ormai poco diffusa.
Cassetto Fiscale e indirizzo telematico
Nel proprio Cassetto Fiscale e possibile registrare il proprio indirizzo telematico (PEC o codice destinatario). E il default se il fornitore non indica diversamente. Verifica e aggiorna periodicamente.
Quando arriva fattura via PEC
Se il SDI usa PEC come canale, la fattura arriva da un'indirizzo del SDI (es. sdi01@pec.fatturapa.it). Allegati: file XML della fattura e ricevuta SDI. La PEC stessa ha valore di consegna fattura.
Conservazione delle fatture
Le fatture XML devono essere conservate per 10 anni in conservazione sostitutiva a norma. L'Agenzia Entrate offre servizio gratuito; alternative private (commercialisti, provider) offrono funzioni più ricche.
Procedura consigliata
Per riduzione errori: usare codice destinatario al posto di PEC. Comunicare codice ai fornitori in fase di registrazione. Mantenere PEC pulita per comunicazioni ordinarie (non fatture). Verificare periodicamente Cassetto Fiscale per assicurarsi che canale sia corretto.
Storia del SDI e ruolo della PEC
Lo SDI nasce nel 2008 per le fatture verso PA. Esteso al B2B nel 2019. Inizialmente la PEC era canale predominante per ricevere fatture. Oggi il codice destinatario di 7 caratteri prevale; la PEC e residuale ma ancora supportata.
Differenze tra PEC fattura e PEC ordinaria
Ricevere fatture via PEC: arrivano nella stessa casella delle PEC ordinarie. Per separazione, alcune aziende dedicano una PEC "amministrazione@pec.azienda.it" solo per fatture, e "info@pec.azienda.it" per comunicazioni generali. Riduce confusione.
Workflow di ricezione
1) Fornitore emette fattura XML. 2) SDI valida formalmente. 3) SDI cerca canale destinatario: codice (preferito), poi PEC, poi Fisconline. 4) Se PEC, SDI invia da indirizzo @pec.fatturapa.it. 5) Cliente riceve PEC con XML allegato. 6) Cliente scarica XML, importa in gestionale. 7) Conservazione sostitutiva a norma.
Verifica della fattura ricevuta
Apri XML con browser o tool dedicato (es. AssoSoftware Lettore Fattura). Verifica: P.IVA fornitore, dati anagrafici, importi, IVA, ritenute. Se incongruenze, contattare fornitore per nota di credito o riemissione.
Conservazione decennale
Le fatture XML devono essere conservate in modo da garantire integrita, leggibilita, autenticita per 10 anni. L'Agenzia Entrate offre servizio gratuito (con limitazioni). Provider privati offrono funzioni avanzate. Per professionisti, spesso il commercialista gestisce conservazione fatture nel proprio sistema.
Domande frequenti
D: Devo usare la PEC per inviare fatture?
R: No. Le fatture passano per SDI, non per PEC diretta.
D: Come ricevere fatture via PEC?
R: Registrare PEC come indirizzo telematico nel proprio Cassetto Fiscale.
D: La PEC e ancora il canale preferito?
R: No, oggi prevale il codice destinatario fornito dal gestionale.
Conclusioni
La PEC e la fatturazione elettronica via SDI sono sistemi distinti, anche se hanno punti di contatto. Conoscere come funzionano e configurare correttamente i canali del SDI riduce errori e perdite di fatture. Per uso pratico, il codice destinatario e oggi più efficiente della PEC per la ricezione di fatture passive.
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