Outlook archivio online: gestione
Quando la mailbox da 50 GB inizia a riempirsi, l'archivio online di Exchange è la soluzione: spazio aggiuntivo cloud per spostare email vecchie mantenendole comunque accessibili da Outlook. Non è la stessa cosa di un PST locale o di un backup esterno: vediamo come funziona, come configurarlo e come usarlo al meglio.
Cosa è l'archivio online
L'archivio online (Exchange Online Archive) è una mailbox secondaria fino a 100 GB (espandibile fino a 1.5 TB con auto-expanding) che appare in Outlook come "Archivio in linea". È completamente cloud: niente PST locali. Le email archiviate restano cercabili e accessibili come quelle in mailbox principale, ma non occupano spazio nella mailbox primaria.
Quando usare l'archivio
Quando: la mailbox si avvicina al 80% di capacità, hai email storiche che vuoi conservare ma non consulti spesso, vuoi liberare spazio nella mailbox principale per migliorare performance Outlook, devi conservare email per compliance o legali a lungo termine, non vuoi gestire PST locali (sconsigliati ormai).
Quali licenze includono l'archivio
Tutte le licenze Business e Enterprise includono archivio online: Business Basic/Standard/Premium hanno 50 GB di archivio, Enterprise E3/E5 hanno 100 GB con auto-expanding fino a 1.5 TB. Verifica nell'Admin Center > Utente > Mailbox > Archive: se non è attivo, abilitalo manualmente.
Procedura passo-passo: attivare archivio
- Accedi all'Admin Center.
- Vai su Utenti > Utenti attivi > seleziona l'utente.
- Clicca sulla scheda "Posta" > "Casella di posta archivio" > Modifica.
- Abilita "Casella di posta archivio online".
- Salva: il provisioning può richiedere alcuni minuti.
- Su Outlook desktop, riavvia o aggiorna le cartelle: vedrai "Archivio in linea - nome utente" sotto la mailbox principale.
- Inizia a spostare email manualmente o configura policy automatica.
Policy di archiviazione automatica
Configura Retention Policy (in Compliance Center) per spostare automaticamente email vecchie nell'archivio: esempio "Sposta in archivio dopo 2 anni" applicato a tutta la mailbox. La policy gira automaticamente e mantiene la mailbox principale snella. Configurabile granularmente per cartelle specifiche (es. "Inviati > 1 anno → archivio").
Procedura passo-passo: configurare policy retention
- Accedi a Microsoft Purview Compliance Portal.
- Vai su Records management > Retention policies.
- Crea nuova policy.
- Imposta scope: utenti specifici o tutto il tenant.
- Definisci regola: "Move to archive after X years".
- Pubblica policy.
- Attendi 7-30 giorni per applicazione completa.
- Monitora dashboard per verificare effetto.
Spostare email manualmente
Da Outlook desktop o web: seleziona email > tasto destro > Sposta > In archivio online. Oppure drag-and-drop tra cartelle. Funziona anche con intere cartelle: trascina "Inviati 2022" nell'archivio. Le email mantengono tutti i metadati (date, allegati, regole applicate). La ricerca include automaticamente l'archivio quando cerchi "In tutte le cartelle".
Archivio vs PST
PST: file locale, vulnerabile a perdita disco, non sincronizzato, non cercabile da mobile, non condivisibile. Archivio online: cloud, sicuro, sincronizzato ovunque, cercabile da qualunque dispositivo, gestibile centralmente. Nel 2026 non c'è motivo di usare PST per email aziendali correnti: migra tutto su archivio online.
Auto-expanding archive
Con licenze E3/E5, l'archivio può espandersi automaticamente oltre i 100 GB iniziali fino a 1.5 TB. Microsoft aggiunge spazio in blocchi da 50 GB man mano che si riempie. Non serve azione manuale: una volta abilitato auto-expanding, l'utente non si accorge dei limiti. Attivare in Compliance Center. Pianifica un'audit trimestrale dell'occupazione mailbox e archivio: identifica utenti vicini ai limiti e configura archiviazione proattiva prima che ci siano problemi di delivery.
Errori comuni e come risolverli
- PST sostituiti da archivio senza migrazione: prima importa il PST nell'archivio, poi cancellalo.
- Policy retention troppo aggressiva: utenti perdono email rilevanti, testa policy prima del deploy.
- Archivio non visibile in Outlook desktop: aggiorna build Outlook, riconnetti profilo, verifica licenza.
- Lentezza in apertura archivio: normale, l'archivio cache si scarica progressivamente.
- Confondere archivio e backup: l'archivio non è backup, considera soluzioni terze per backup completo.
Domande frequenti
D: L'archivio costa?
R: No, è incluso nelle licenze Business ed Enterprise.
D: Posso cercare nell'archivio?
R: Sì, ricerca completa testo come nella mailbox.
D: L'archivio è disponibile offline?
R: Solo cache parziale, principalmente accesso online.
D: Posso importare un vecchio PST nell'archivio?
R: Sì, tramite Network Upload o drag-and-drop manuale in Outlook.
Compliance e legal hold
Per requisiti legali (contenzioso, audit, indagini), configura Litigation Hold sulla mailbox: conserva tutto indefinitamente anche se l'utente cancella, anche dopo la cessazione del dipendente. Configurabile da Compliance Portal > Litigation hold. Strumento essenziale in settori regolati (finanza, sanità, legale). Aggiunge protezione contro cancellazioni accidentali o malevole. Differenza con retention policy: litigation hold sospende ogni eliminazione finché non viene rimosso esplicitamente.
Search across archive
Quando cerchi un'email vecchia, abilita "Sottocartelle correnti e tutte le cartelle" per cercare anche nell'archivio online. Outlook desktop a volte cerca solo nella mailbox principale per performance: forza inclusione archivio con filtri avanzati. In Outlook Web la ricerca include automaticamente l'archivio. Per ricerche complesse cross-multiple mailbox, usa Microsoft Purview Content Search: strumento di eDiscovery accessibile agli admin.
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