Email shared mailbox: setup
Le shared mailbox (caselle condivise) sono uno strumento prezioso di Exchange Online: permettono a più utenti di gestire una stessa casella (es. info@, supporto@, vendite@) senza acquistare licenze dedicate. Sono ideali per indirizzi funzionali aziendali. Vediamo come configurarle e gestirle correttamente.
Cosa è una shared mailbox
Una shared mailbox è una casella senza login diretto: gli utenti che hanno il permesso ci accedono dalla loro mailbox personale. Ogni email inviata dalla shared può apparire come "from" la shared stessa (non l'utente individuale). Fino a 50 GB di spazio. Adatta per: info@, supporto@, hr@, fatturazione@, ricezione ordini, casella commerciale.
Vantaggi delle shared mailbox
Gratuite (entro 50 GB): non serve licenza, riduzione costi rispetto a una mailbox standard. Multi-utente: più persone gestiscono lo stesso indirizzo senza forward. Storico condiviso: tutti vedono email inviate e ricevute. Identità unica: clienti scrivono a info@ e ricevono risposte da info@. Audit: tracciabilità di chi ha risposto a cosa.
Procedura passo-passo: creare shared mailbox
- Accedi all'Admin Center.
- Vai su Teams e gruppi > Caselle di posta condivise.
- Clicca "Aggiungi una casella di posta condivisa".
- Imposta nome visualizzato (es. "Info Azienda") e indirizzo email (info@azienda.it).
- Salva: la casella viene creata in pochi minuti.
- Aggiungi i membri (utenti che gestiranno la casella).
- Configura le opzioni di delegazione: Full Access (lettura/scrittura), Send As (invio come), Send on Behalf (invio per conto di).
- Verifica accesso dalla mailbox utente.
Tipi di permessi
Full Access: l'utente vede tutta la posta della shared e può rispondere. Send As: l'invio appare come "from: info@" senza menzione dell'utente reale (consigliato per shared mailbox funzionali). Send on Behalf: invio appare come "from: nome utente on behalf of info@". Quasi sempre vuoi Full Access + Send As.
Come gli utenti accedono
Su Outlook desktop: la shared appare automaticamente nella lista cartelle dopo qualche minuto. Su Outlook Web: clicca sull'icona profilo > "Apri altra cassetta postale" > digita indirizzo. Su mobile: aggiungi account separato in Outlook Mobile.
Best practice di gestione
Definisci policy: chi risponde, in che tempi, quali argomenti vanno alla shared vs personale. Crea regole automatiche per smistare: categorie per cliente, cartelle per tipologia richiesta. Usa l'opzione "Contrassegna come letto" responsabilmente: una volta letto da un collega, gli altri non sanno se serve ancora risposta. Considera tag/etichette o spostamento in cartelle "In lavorazione" / "Risposto".
Limiti delle shared mailbox
50 GB max (oltre serve assegnare licenza Exchange). No accesso diretto con username/password (l'utente accede tramite la sua mailbox). No archivio online esteso senza licenza. Limiti di invio: 10.000 destinatari/giorno come una normale mailbox. Per indirizzi che ricevono migliaia di email/giorno valuta soluzioni dedicate (helpdesk).
Conversione mailbox utente in shared
Quando un dipendente lascia l'azienda, conviene convertire la sua mailbox in shared per: conservare lo storico email, permettere ai colleghi di rispondere ai messaggi in arrivo, non pagare licenza. Vai sull'utente > Mailbox > "Converti in shared mailbox". Importante: fare la conversione entro 30 giorni dalla rimozione licenza, altrimenti la mailbox viene eliminata. Documenta le shared mailbox attive in una pagina SharePoint del team IT: nome casella, scopo, owner, lista utenti con permesso, data ultima review. Questo inventario evita confusione quando il personale IT cambia.
Errori comuni e come risolverli
- Assegnare licenza alla shared: spreco soldi, le shared non ne hanno bisogno.
- Tutti rispondono "send on behalf": i clienti si confondono, usa Send As.
- Mailbox piena 50 GB: configura archivio o split funzionale (info1@, info2@).
- No regole di smistamento: caos in inbox, configura categorizzazione automatica.
- Storico messaggi inviati non visibile: assicurati che "Save sent items to shared mailbox" sia attivo (configurabile in Outlook desktop).
Domande frequenti
D: Devo pagare licenza per la shared mailbox?
R: No, fino a 50 GB sono gratuite.
D: Quanti utenti possono accedere?
R: Tecnicamente illimitati, in pratica ottimale 5-15 utenti.
D: Posso usare MFA su una shared?
R: Non serve, gli utenti accedono già con MFA dal loro account principale.
D: Posso inviare email automatiche dalla shared?
R: Sì, ma con limiti antispam: per volumi alti usa Exchange Online o servizi dedicati.
Limiti operativi e alternative
Le shared mailbox sono ottime fino a un certo punto. Quando superi: 15+ utenti che gestiscono simultaneamente, 50+ email/giorno in arrivo, necessità di assegnare ticket a specifici utenti, escalation, SLA strutturati - serve un sistema di ticketing dedicato. G Tech Group integra shared mailbox con sistemi helpdesk che trasforma email in arrivo in ticket gestiti formalmente. Best of both worlds: gli utenti scrivono a info@/supporto@ normalmente, il sistema organizza.
Auto-reply intelligenti
Configura auto-reply su shared mailbox per gestire aspettative dei clienti. Esempio: "Grazie per il tuo messaggio. Ti risponderemo entro 24 ore lavorative. Per urgenze, chiama 02-XXX". Va in equilibrio: non spammare con risposta a ogni email, ma garantire che il cliente sappia di essere stato ricevuto. Configura auto-reply solo per i primi messaggi di una conversazione. Differenzia tra orari lavorativi e ore notte/weekend con messaggi diversi.
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