Outlook per Mac consente di impostare una risposta automatica direttamente dal programma, senza dover accedere al webmail, ma la disponibilità della funzione dipende dal tipo di account configurato. In particolare:
-
Se utilizzi Microsoft 365, Exchange o Outlook.com, puoi usare la funzione integrata “Risposte automatiche”.
-
Se utilizzi un account IMAP o POP (come Aruba, Gmail, o altri), Outlook non può inviare risposte automatiche da solo, ma si può utilizzare una regola personalizzata con una limitazione: la risposta viene inviata solo se Outlook è aperto e il Mac è acceso.
Di seguito le due modalità spiegate separatamente.
Caso 1 – Account Microsoft 365, Exchange o Outlook.com
-
Apri Outlook su Mac
-
Vai nel menu in alto su “Strumenti” e clicca su “Risposte automatiche…”
-
Si aprirà la finestra di configurazione delle risposte automatiche
-
Seleziona “Invia risposte automatiche per l’account [tuo account]”
-
Imposta l’intervallo di tempo:
-
Spunta “Invia solo durante questo intervallo di tempo”
-
Inserisci la data e ora di inizio e la data e ora di fine
-
-
Scrivi il testo del messaggio da inviare alle persone interne all’organizzazione
-
Se non usi Microsoft 365 aziendale, questa sezione può essere ignorata
-
-
Vai alla sezione “Altri mittenti” (o “Fuori dall’organizzazione”)
-
Spunta “Invia risposte automatiche a chiunque”
-
Inserisci il testo della risposta automatica, ad esempio:
-
-
Clicca su “OK” per confermare
Outlook si occuperà di inviare automaticamente la risposta per ogni messaggio ricevuto durante il periodo specificato, anche se l’app è chiusa: questa funzionalità è gestita dal server Exchange.
Caso 2 – Account IMAP o POP (es. Gmail, Aruba, PEC, ecc.)
In questo caso Outlook non offre una funzione nativa per risposte automatiche, ma puoi creare una regola locale:
-
Apri Outlook su Mac
-
Vai su “Strumenti” > “Regole”
-
Scegli la sezione “Regole per il client” o “Sul computer” (a seconda della versione)
-
Clicca su “Nuova regola”
-
Dai un nome alla regola, es. “Risposta automatica ferie”
-
In “Quando ricevo un nuovo messaggio” seleziona:
-
Tutti i messaggi (oppure filtra per mittenti o oggetto, se desideri)
-
-
Come azione scegli:
-
“Rispondi con…” o “Rispondi utilizzando un modello”
-
-
Ti verrà chiesto di selezionare un file .eml come modello di risposta
-
Crea prima un’email con il testo desiderato
-
Salvala come bozza o esportala come modello .eml da usare nella regola
-
-
Salva e attiva la regola
Attenzione: questa regola funzionerà solo se Outlook è aperto e in esecuzione, proprio come per le regole in Apple Mail
Per disattivare la regola al tuo rientro:
-
Torna su “Strumenti” > “Regole”
-
Seleziona la regola “Risposta automatica ferie” e clicca su “Disattiva” o “Elimina”