Introduzione
L'inserimento di un nuovo operatore nel team Chat G Tech Group richiede formazione minima grazie all'interfaccia intuitiva, ma è importante seguire un percorso strutturato per garantire qualità del servizio e rispetto degli standard aziendali fin dalla prima conversazione.
Invio dell'invito
Da Utenti > Invita nuovo operatore inserisci email, nome, cognome e ruolo. I ruoli disponibili sono: Admin (accesso completo), Supervisor (vede tutte le conversazioni del team), Agent (gestisce solo le conversazioni assegnate). Per un nuovo operatore standard scegli Agent.
Assegnazione team
Assegna l'operatore ad almeno un team prima dell'attivazione. Senza team non riceverà conversazioni automatiche. Se l'operatore parla più lingue, assegnalo ai team corrispondenti per ricevere routing multilingua.
Primo accesso
L'operatore riceve email con link di attivazione (valido 7 giorni). Al primo login deve: impostare password, caricare foto profilo, configurare nome visualizzato (es. "Marco T." anziché nome completo per privacy), impostare firma email.
Configurazione disponibilità
Nella tab Mio profilo > Disponibilità l'operatore imposta gli orari in cui è disponibile a ricevere chat. Fuori da questi orari risulta automaticamente offline. Può anche cambiare manualmente stato in: Disponibile, Occupato, In pausa, Offline.
Notifiche
Configura notifiche desktop (browser) e mobile (app iOS/Android). Per i nuovi operatori consigliamo: notifica sonora per nuova chat assegnata, notifica visiva per nuovo messaggio in chat aperta, no notifica per chat di altri operatori.
Formazione canned responses
Prima della prima conversazione il nuovo operatore deve familiarizzare con le canned responses (risposte predefinite) del team. Vai in Risposte rapide e leggi tutti i template attivi. Le canned si richiamano con / seguito dal nome.
Shadow mode
Per la prima settimana attiva la modalità shadow: il nuovo operatore vede le conversazioni di un collega senior in tempo reale (senza poter rispondere) per imparare tono, terminologia e gestione casi tipici.
Prima conversazione assistita
La prima conversazione reale dovrebbe essere supervisionata: il supervisor riceve copia della chat e può intervenire con messaggi interni (invisibili al cliente) per suggerire risposte. Usa la funzione Note interne con @menzione.
Checklist completamento onboarding
- Profilo completo (foto, nome, firma)
- Disponibilità impostata
- Notifiche testate
- Lettura di tutte le canned responses
- 3 giorni shadow mode
- 2 conversazioni supervisionate
- Test conoscenza prodotto (quiz interno)
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