Introduzione
L'integrazione tra Chat G Tech Group e Calendly permette di prenotare meeting direttamente dalla chat, senza far uscire il visitatore. Il bot o l'operatore propongono slot disponibili, l'utente sceglie, il meeting viene creato in Calendly e sul calendario aziendale. Tasso di conversione meeting +60% rispetto a link esterni.
Casi d'uso
Quando usarla:
- Demo prodotto per lead qualificati
- Consulenze gratuite a fine bot di qualificazione
- Onboarding meeting per nuovi clienti
- Follow-up post-chat per casi complessi
- Appuntamenti supporto tecnico schedulati
Connessione Calendly
Setup OAuth:
- In Chat GTG: Integrazioni > Calendly > Connetti
- Login Calendly e autorizza
- Seleziona quale Calendly account collegare (se ne hai più di uno)
- Importa automaticamente gli event types disponibili
Event types
Calendly distingue tra:
- One-on-one: meeting individuale con 1 operatore specifico
- Round robin: distribuisce tra più operatori del team
- Collective: meeting con più operatori contemporaneamente
- Group: webinar/training di gruppo
Scegli quali rendere disponibili in chat.
Mostrare slot in chat
L'operatore digita comando /calendly o usa il pulsante Pianifica meeting. Si apre un widget inline nella chat con:
- Selezione event type
- Calendario interattivo con slot disponibili
- Selezione fuso orario (auto-detect)
- Form di conferma (nome, email, note)
Tutto senza uscire dalla conversazione.
Bot + Calendly
Nel bot di qualificazione lead, dopo lo scoring positivo (es. score > 70), aggiungi blocco "Pianifica demo":
Bot: "Hai un lead score alto! Vuoi una demo gratuita di 30 min?" Utente: [Sì] [No] Se Sì: mostra slot Calendly Se No: passa a operatore
Round robin intelligente
Per event "round robin" Calendly distribuisce tra gli operatori del team in base a:
- Disponibilità calendario
- Carico (numero meeting già prenotati)
- Skill matching (settore cliente)
- Lingua
Notifiche operatore
Quando un meeting viene prenotato:
- Operatore riceve email da Calendly
- Notifica nel pannello Chat GTG
- Evento creato sul Google Calendar / Outlook collegato
- Promemoria automatici a operatore e cliente (24h, 1h prima)
Reschedule e cancellation
Il cliente può modificare/cancellare il meeting via link Calendly. Le modifiche si propagano in chat: appare messaggio automatico "Meeting riprogrammato al [nuova data]" o "Meeting cancellato".
No-show tracking
Calendly traccia i no-show (cliente non si presenta). I dati sono visibili nel report integrazione:
- Meeting prenotati totali
- Show rate (% partecipanti)
- No-show rate (target < 15%)
- Conversion meeting → cliente
Best practice
- Meeting brevi (15-30 min) hanno show rate più alto
- Conferma email + SMS 1h prima riduce no-show
- Calendar widget in chat > link esterno (3x conversion)
- Limita slot disponibili (max 5 per giorno) per percezione scarsità
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