Introduzione
Le conversazioni di chat contengono dati personali e devono essere conservate, archiviate o cancellate nel rispetto del GDPR. Chat G Tech Group fornisce strumenti di retention configurabili per bilanciare esigenze operative, obblighi normativi e diritto all'oblio dei clienti.
Cosa contengono le conversazioni
Una chat include:
- Identificativi: email, nome, telefono
- Contenuto messaggi (testo, allegati, audio)
- Metadati: IP, browser, geolocalizzazione, dispositivo
- Tag, note interne, valutazioni CSAT
- Cronologia operatori coinvolti
Tutti questi dati sono "dati personali" GDPR.
Periodo di retention
Imposta il periodo di conservazione in Impostazioni > Privacy > Retention. Valori comuni:
- 30 giorni: solo chat operative recenti
- 180 giorni: standard per supporto
- 2 anni: per finalità di prova/contenzioso
- 5 anni: massimo legale italiano per documenti commerciali
Cancellazione automatica
Allo scadere del periodo di retention le conversazioni vengono cancellate definitivamente dal database. Il processo viene eseguito quotidianamente di notte. La cancellazione è irreversibile (no soft-delete dopo retention).
Anonimizzazione vs cancellazione
Alternativa alla cancellazione: anonimizzazione. I metadati statistici (durata, numero messaggi, esito) restano ma vengono rimossi nome, email, IP, contenuto testuale. Permette di mantenere reportistica aggregata oltre la retention. Configurabile per categoria.
Richiesta cancellazione cliente (Art. 17 GDPR)
Il cliente ha diritto all'oblio. Quando riceve richiesta scritta:
- Vai in Conversazioni > Cerca per email cliente
- Seleziona tutte le chat del cliente
- Clicca Cancella definitivamente e conferma
- Invia al cliente conferma scritta entro 30 giorni
Richiesta accesso dati (Art. 15 GDPR)
Il cliente può richiedere copia di tutti i suoi dati. Da Privacy > Esporta dati cliente inserisci email: il sistema genera ZIP con tutte le conversazioni in formato leggibile (PDF + JSON). Invia al cliente entro 30 giorni.
Registro trattamento
Chat G Tech Group mantiene automaticamente un registro delle attività di trattamento (Art. 30 GDPR): chi ha visto cosa, quando, da quale IP. Esportabile per audit. Conservato 5 anni separatamente dalle chat.
Data Processing Agreement
G Tech Group, in qualità di responsabile del trattamento, fornisce DPA standard scaricabile da Privacy > DPA. Documento da firmare e archiviare a corredo del contratto di servizio.
Pseudonimizzazione
Per i dati su sistemi di analytics o backup è applicata pseudonimizzazione: email e nomi vengono sostituiti con hash. Riduce rischio data breach senza compromettere capacità analitica.
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