Visualizzare le proprie fatture nel portale
Tutte le fatture emesse da G Tech Group nei confronti della tua azienda sono consultabili in qualsiasi momento dal portale clienti. In questa guida ti mostriamo come accedere alla sezione fatture, applicare filtri per anno e stato e leggere le informazioni essenziali di ogni documento, dalla scadenza alle modalità di pagamento.
Cosa trovi nella sezione fatture
Per ogni fattura sono visibili numero, data di emissione, scadenza, importo totale (con e senza IVA), stato (pagata, non pagata, parzialmente pagata, scaduta) e link al PDF. Da un colpo d'occhio capisci se ci sono documenti da saldare o da inoltrare al tuo commercialista.
Filtri e ricerca
Puoi filtrare per anno, stato di pagamento o cercare per numero fattura. È utile soprattutto a fine anno, quando devi recuperare velocemente tutte le fatture di un'esercizio per il bilancio o per la dichiarazione dei redditi dell'azienda.
Distinzione fra fattura e pro-forma
Sul portale puoi vedere sia fatture vere e proprie sia documenti pro-forma. La fattura ha valore fiscale ed è registrata nei nostri libri contabili e nel Sistema di Interscambio. La pro-forma è un documento di cortesia che indica importi e righe ma non genera obblighi fiscali fino all'emissione della fattura vera. È utile per ottenere preventivamente un'autorizzazione interna o un mandato di pagamento.
Periodicità di emissione
In base al contratto, le fatture vengono emesse con frequenza diversa: una tantum (per servizi a progetto), mensile (per canoni di assistenza), trimestrale o annuale (per hosting e licenze software). Sul portale trovi sempre l'elenco completo, ordinato cronologicamente, indipendentemente dalla frequenza. Puoi filtrare per identificare facilmente quelle ricorrenti rispetto agli interventi una tantum.
Stati di pagamento
Lo stato di una fattura cambia automaticamente quando registriamo il pagamento: passa da Non pagata a Parzialmente pagata (per acconti) e infine a Pagata. Una fattura scaduta non pagata diventa Scaduta: ti invieremo solleciti automatici e, in caso di mancato pagamento prolungato, potremo sospendere i servizi attivi come da condizioni contrattuali.
Confronto fra periodi
Per analisi di costi nel tempo, puoi confrontare gli importi fatturati periodo per periodo. Esporta gli elenchi filtrati e usa una funzione pivot del tuo software gestionale o di Excel per visualizzare trend, stagionalità, eventuali picchi. Questa analisi è utile per il controllo di gestione e per pianificare i budget IT e marketing dell'anno successivo.
Fatture in valuta estera
Se collabori con noi su progetti in valuta diversa dall'euro (raro ma possibile), troverai nelle fatture la valuta originale e il controvalore in euro al cambio del giorno di emissione. Le fatture in valuta sono evidenziate nell'elenco con la sigla della valuta accanto all'importo. Per la riconciliazione contabile considera il cambio del giorno del pagamento, che può differire.
Procedura passo-passo
- Accedi al portale clienti con le tue credenziali.
- Dal menu laterale clicca su Fatture.
- Sfoglia l'elenco delle fatture ordinate dalla più recente.
- Usa il campo Cerca per trovare una fattura per numero o riferimento.
- Imposta il filtro Anno se vuoi un'esercizio specifico.
- Imposta il filtro Stato per vedere solo le non pagate o le scadute.
- Clicca su una riga per aprire il dettaglio della fattura.
- Controlla righe, importi, scadenza e stato pagamento nel dettaglio.
- Usa i pulsanti in alto per scaricare il PDF o pagare online.
- Aggiungi i filtri al preferito per ritrovarli velocemente la prossima volta.
- Esporta l'elenco filtrato in CSV per condividerlo con il commercialista.
- Verifica periodicamente eventuali fatture in scadenza per evitare ritardi di pagamento.
Errori comuni e come risolverli
- Non vedo la voce Fatture: Devi avere il permesso Fatture: chiedi al contatto principale di abilitartelo.
- Fattura mancante: Le fatture vengono pubblicate dopo l'emissione: se è recente, attendi qualche minuto e ricarica.
- Stato pagata ma sembra mancare un pagamento: Apri il dettaglio: spesso compare un pagamento parziale o una nota di credito che chiarisce la situazione.
- PDF che non si apre: Aggiorna il browser o prova con un'altro: spesso è il visualizzatore PDF integrato.
- Importo riconciliato non corrispondente: A volte un piccolo scostamento dipende da una nota di credito, un'acconto o un'arrotondamento. Apri il dettaglio della fattura per vedere tutti i movimenti collegati prima di segnalare un problema.
- Filtri salvati non si propagano fra contatti: Ogni contatto ha i suoi filtri salvati personali. Se vuoi che tutto il team aziendale veda lo stesso set, configura ognuno individualmente o usa un riferimento condiviso interno.
Domande frequenti
D: Per quanto tempo restano archiviate?
R: Resteranno disponibili per tutta la durata del nostro rapporto contrattuale, secondo normativa.
D: Posso vedere anche le fatture pro-forma?
R: Sì, sono identificate da un'etichetta dedicata nell'elenco.
D: Posso vedere fatture di anni precedenti?
R: Sì, basta cambiare l'anno nel filtro corrispondente.
D: Posso vedere le fatture intestate a un'altra mia azienda?
R: No, ogni portale è dedicato a una sola azienda intestataria. Per più aziende servono account separati.
D: Posso annullare una fattura emessa per errore?
R: Non si annulla direttamente, si emette nota di credito a saldo per stornarla. La fattura originale rimane agli atti per tracciabilità fiscale.
Hai bisogno di aiuto?
Se hai dubbi sul portale clienti G Tech Group, scrivici tramite il modulo di contatto.