Visualizzare contratti attivi e scaduti nel portale clienti

I contratti sottoscritti con G Tech Group sono sempre consultabili dal portale clienti, sia che siano attivi sia che siano scaduti. In quest'articolo vediamo come accedere alla sezione contratti, distinguere lo stato dei diversi accordi e scaricare il PDF firmato per il tuo archivio interno.

Stati dei contratti

I contratti hanno tre stati principali: Attivo (in vigore e nei termini), Scaduto (data di fine superata), Trial (periodo di prova ancora in corso). Lo stato è ben visibile nell'elenco e nella scheda di dettaglio.

Tipi di contratto frequenti

Tra i contratti più comuni trovi: contratto di sviluppo a progetto, contratto di assistenza continuativa, contratto di hosting e manutenzione, contratto di marketing digitale. Ogni tipo ha un proprio modello con clausole specifiche.

Rinnovi automatici e tacitazione

Alcuni contratti (in particolare hosting e canoni di manutenzione) prevedono il rinnovo automatico salvo disdetta entro un termine di preavviso (tipicamente 30 o 60 giorni prima della scadenza). Le clausole di rinnovo sono evidenziate nella scheda contratto. Se non vuoi rinnovare, ricordati di inviare comunicazione formale entro il termine, altrimenti il contratto si proroga alle stesse condizioni.

Modifiche ai contratti

Le modifiche a un contratto attivo avvengono tramite addendum sottoscritto da entrambe le parti, non con semplici email. Sul portale puoi vedere il contratto originale e gli eventuali addendum, ciascuno con la propria data di sottoscrizione. Per richiedere una modifica, parla prima con il commerciale: definiremo insieme i termini e prepareremo il documento da firmare.

Recesso e penali

Alcuni contratti prevedono penali in caso di recesso anticipato, normalmente proporzionate alla durata residua. Le clausole sono presenti nel contratto firmato originale e sono identiche per entrambe le parti. Se prevedi un possibile recesso, leggi con attenzione le clausole e contattaci per chiarire: spesso si può trovare una soluzione che eviti contenziosi e tuteli reciprocamente le aziende.

Storico delle modifiche contrattuali

Ogni contratto può avere modifiche nel tempo: rinnovi, addendum, aggiornamenti di scope. Il portale mantiene lo storico completo di tutte le modifiche con relativi PDF firmati, in modo che tu possa sempre ricostruire la cronologia. Particolarmente utile in caso di contenziosi o verifiche fiscali: tutto è tracciato in modo verificabile.

Periodicità di revisione

Almeno una volta l'anno, è consigliabile rivedere insieme i contratti attivi: scope ancora adeguato? Prezzi allineati al mercato? Servizi davvero utilizzati? È un'occasione di check-up per ottimizzare i costi e l'utilità dei servizi. Possiamo programmare una review annuale formale con il commerciale: parlane se ti interessa.

Procedura passo-passo

1. Accedi al portale clienti.
2. Dal menu laterale clicca su Contratti.
3. Sfoglia l'elenco ordinato per data di inizio discendente.
4. Usa il filtro Stato per vedere solo Attivi, Scaduti o Trial.
5. Clicca su un contratto per aprirne la scheda dettaglio.
6. Controlla data inizio, data fine, tipo e descrizione.
7. Scarica il PDF firmato dalla scheda dettaglio.
8. Verifica eventuali clausole di rinnovo automatico.
9. Per dubbi, apri un ticket alla sezione Amministrazione.
10. Esporta il PDF firmato per archivio interno aziendale.
11. Imposta promemoria per la data di scadenza o rinnovo del contratto.
12. Verifica i contratti collegati (addendum) se presenti.

Errori comuni e come risolverli

• Sezione Contratti non visibile: Hai bisogno del permesso Contratti: chiedi al contatto principale di abilitartelo.
• Contratto scaduto ancora attivo: Spesso esiste un'addendum di rinnovo: cerca un contratto figlio collegato.
• PDF firmato mancante: Per contratti vecchi può non essere stato caricato: scrivi all'amministrazione per ottenerlo.
• Dati discordanti rispetto alla copia cartacea: Fai fede al PDF firmato presente sul portale e segnalaci eventuali discrepanze.
• Contratto attivo ma servizi non funzionanti: Apri ticket tecnico indicando il numero contratto: il problema potrebbe essere operativo (sito offline, casella email piena, certificati scaduti) e non contrattuale. Procediamo in parallelo.
• Rinnovo automatico effettuato senza tua volontà: Se non hai disdetto in tempo, il rinnovo è considerato confermato per legge contrattuale. Possiamo discutere caso per caso, ma la regola di base è quella concordata in firma del contratto.

Domande frequenti

D: I contratti scaduti vengono cancellati?
R: No, restano archiviati a tempo indeterminato come storico contrattuale.

D: Posso firmare nuovi contratti dal portale?
R: Sì, vedi la guida dedicata alla firma digitale.

D: Chi è il referente per i contratti?
R: Il riferimento è l'amministrazione di G Tech Group: scrivi tramite ticket dedicato.

D: Posso disdire un contratto in trial?
R: Sì, in trial non ci sono penalità di disdetta. Basta avvisare entro la fine del periodo di prova tramite ticket dedicato.

D: Posso scaricare in massa tutti i miei contratti?
R: Sì, dalla sezione contratti, seleziona i contratti e usa "Esporta ZIP". Otterrai un'archivio con tutti i PDF firmati per il tuo archivio.

In sintesi

Tenere sotto controllo lo stato dei contratti, le date di scadenza e i rinnovi automatici è essenziale per evitare interruzioni di servizio o costi non previsti. Imposta promemoria nel tuo calendario aziendale almeno 60 giorni prima di ogni scadenza importante, così avrai tempo per valutare se rinegoziare, rinnovare o disdire. Conserva sempre una copia interna del PDF firmato e mantieni un registro dei contratti attivi nella tua organizzazione: una piccola attenzione di organizzazione interna che protegge dai possibili contenziosi o dimenticanze.

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