Consultare lo storico delle email scambiate
Nel portale clienti G Tech Group puoi consultare lo storico delle email scambiate con il nostro team relative a ticket, progetti e fatturazione. Questo storico ti garantisce piena tracciabilità delle comunicazioni anche se il tuo programma di posta interno dovesse perderle. Vediamo come accedere.
Quali email sono archiviate
Il portale conserva le email inviate dal sistema (notifiche, comunicazioni automatiche, fatture, conferme di accettazione) e i messaggi associati a ticket. Le email personali fra account email tuoi e dei nostri collaboratori non sono incluse: solo i flussi gestiti dalla piattaforma.
Privacy e accesso
Lo storico email è visibile solo agli utenti con permesso Supporto (per email ticket) e Fatturazione (per email contabili). Il contatto principale vede tutto. Le email sono conservate cifrate sui nostri server in UE.
Tipi di email tracciate
Sono archiviate solo le email che il portale invia o riceve direttamente. Includono: notifiche automatiche di sistema, email di apertura/risposta ticket inoltrate via mail-to-ticket, conferme di fattura emessa, conferme di accettazione preventivo, alert di scadenza. Non sono incluse le email private scambiate fra account personali tuoi e dei nostri collaboratori.
Conservazione e cancellazione
Le email tracciate sono conservate per la durata della collaborazione e fino a 5 anni dopo per finalità di gestione contestazioni. Puoi richiedere la cancellazione anticipata di email specifiche, salvo quelle con valore fiscale-contabile. Le email transazionali, anche se cancellate dall'archivio, restano comunque registrate negli audit log a fini di sicurezza per un periodo limitato.
Esportazione e portabilità
Su richiesta GDPR, puoi ottenere un'esportazione completa delle email che ti riguardano in formato standard (CSV per i metadati, EML per i contenuti). L'esportazione viene preparata entro 30 giorni dalla richiesta e consegnata in modalità sicura. È un tuo diritto sancito dal regolamento, esercitabile gratuitamente una volta l'anno.
Conservazione email transazionali
Le email transazionali (notifiche, alert, conferme) sono conservate insieme allo storico ticket/fattura/progetto cui si riferiscono, secondo gli stessi tempi di archiviazione. Non è un sistema separato: è integrato. Per esportare lo storico, segui la procedura standard di esportazione dati per finalità GDPR.
Differenza fra storico portale e tua casella personale
Lo storico nel portale è una vista del traffico generato dal portale stesso, non un mirror del traffico email globale fra te e G Tech Group. Email private (es. coordinamento operativo via email diretta) restano solo nella tua casella e in quella del collaboratore. Per ricostruzioni complete usa entrambe le fonti.
Procedura passo-passo
- Accedi al portale clienti.
- Vai sulla sezione Profilo > Storico email.
- Filtra per tipologia (Ticket, Fattura, Progetto, Sistema).
- Filtra per periodo (ultima settimana, mese, anno).
- Inserisci una parola chiave nel campo di ricerca.
- Clicca su un'email per aprirne il contenuto completo.
- Visualizza mittente, destinatari, oggetto, corpo e allegati.
- Scarica eventualmente in formato EML per archivio.
- Chiudi il pannello per tornare all'elenco.
- Imposta filtri salvati per accedere velocemente alle ricerche frequenti.
- Esporta gli archivi più rilevanti per backup periodico.
- Verifica periodicamente la coerenza dello storico con la tua casella email.
Errori comuni e come risolverli
- Storico vuoto: Verifica i filtri attivi: spesso l'utente filtra inavvertitamente l'unica categoria che ha email.
- Email non visibile: Email private fra collaboratori non passano dal portale: chiedi al collega di inoltrarla.
- Allegati pesanti tagliati: Per allegati molto grandi, scarica il file direttamente dal ticket collegato.
- Ricerca non trova risultati: Prova con una parola chiave più generica o cambia il periodo.
- Email tracciate ma non leggibili nel dettaglio: Per email molto vecchie (oltre 5 anni) potrebbe essere disponibile solo il metadato ma non il contenuto completo, archiviato in cold storage. Apri ticket per recupero specifico.
- Email che dovrebbe esserci ma non risulta in storico: Verifica i filtri attivi (data, tipologia, destinatario). Se hai effettuato la ricerca con parola chiave errata, il risultato sarà vuoto. Rivedi i criteri e ritenta.
Domande frequenti
D: Per quanto tempo le email sono conservate?
R: Per la durata della collaborazione, con archiviazione storica fino a 5 anni.
D: Posso esportare lo storico?
R: Sì, in CSV con i metadati delle email, oppure in EML singolarmente.
D: Le email vengono lette dal portale?
R: Solo se la trasmissione passa attraverso il sistema (ticket, automazioni).
D: Le email tracciate sono leggibili da altri contatti?
R: Solo da chi ha permesso esplicito: il contatto principale vede tutto, gli altri solo quelle pertinenti ai loro permessi.
D: Posso esportare lo storico in modalità GDPR?
R: Sì, è un tuo diritto: richiedi l'export via ticket Amministrazione e te lo prepariamo in formato standard (CSV/JSON) entro 30 giorni.
In sintesi
Lo storico delle email è una risorsa preziosa per ricostruire conversazioni passate, verificare impegni, recuperare dettagli dimenticati. Approfittane in caso di dubbi: spesso quello che cerchi è già archiviato. Per chi gestisce relazioni con più fornitori, la possibilità di esportare lo storico in formato standard è utile come backup esterno. Una buona regola è esportare almeno annualmente come archivio interno, indipendentemente dalle copie conservate dai sistemi originari.
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