Scaricare fatture in PDF dal portale clienti
Il portale clienti G Tech Group consente di scaricare in formato PDF tutte le fatture ricevute dalla nostra agenzia, sia singolarmente sia in blocco per intero anno fiscale. Il PDF generato è quello ufficiale, identico a quello inviato per email, ed è perfetto per archivio, commercialista e contabilità interna.
Versioni disponibili del PDF
Per ogni fattura puoi scaricare la versione standard (formato A4 con logo, righe e totali) e, dove previsto, anche la versione contabile in formato elettronico per l'inoltro al Sistema di Interscambio. Il PDF contiene tutti i dati fiscali richiesti dalla normativa italiana.
Salvataggio organizzato
Ti suggeriamo di creare una cartella per anno e una sottocartella per fornitore: i nomi file generati seguono lo schema GTG-FATTURA-NN-ANNO.pdf, pronti per essere ordinati cronologicamente dal tuo file manager.
Conservazione sostitutiva
Per le aziende italiane, le fatture elettroniche devono essere conservate digitalmente per 10 anni con valore legale. Il PDF che scarichi dal portale è una copia di cortesia: per la conservazione fiscale sostitutiva, usa il servizio del tuo commercialista o un provider accreditato dall'Agenzia delle Entrate. La nostra responsabilità è emettere correttamente: la conservazione spetta a entrambe le parti separatamente.
Differenze fra PDF e XML
La fattura elettronica viaggia in formato XML attraverso il Sistema di Interscambio. Sul portale offriamo prevalentemente il PDF, più leggibile per un'azienda non specializzata. Se hai bisogno anche dell'XML originale (per archivio o per riconciliare con il tuo software gestionale), puoi richiederlo via ticket: te lo forniremo direttamente.
Download massivo per chiusure
Il download massivo via ZIP è particolarmente utile a fine anno o a fine trimestre, quando il commercialista chiede tutte le fatture in un colpo solo. Usa il filtro periodo, seleziona tutte le fatture mostrate e avvia l'esportazione. Lo zip generato ha una struttura piatta con un PDF per ogni fattura, denominato in modo coerente per facile archiviazione.
Stampa cartacea
Anche se il PDF è il formato ufficiale, alcune realtà preferiscono conservare anche stampe cartacee. Quando stampi, configura il browser per usare formato A4 verticale, margini standard, senza intestazioni del browser (rimuovile dal menu opzioni di stampa). Questo dà un risultato professionale, identico al PDF originale. Per documenti importanti conserva entrambe le forme.
Firma sui PDF per uso interno
Per fini di approvazione interna alla tua azienda (es. firma del responsabile amministrativo prima di pagare), puoi firmare il PDF con strumenti come Adobe Acrobat, software di firma digitale o sistemi di workflow approvativi. La firma su PDF non modifica il documento originale dal nostro lato: vale solo per il tuo processo interno autorizzativo.
Procedura passo-passo
- Accedi al portale e vai sulla sezione Fatture.
- Individua la fattura da scaricare e clicca per aprirla.
- Clicca sul pulsante Scarica PDF in alto a destra.
- Scegli la cartella di destinazione sul tuo computer.
- Verifica che il file sia stato salvato controllando dimensioni e nome.
- Apri il PDF per controllare che sia leggibile.
- Per scaricare più fatture in blocco, dall'elenco fatture spunta le caselle a sinistra.
- Clicca sul menu Azioni in massa.
- Scegli Scarica ZIP: riceverai un'archivio con tutti i PDF selezionati.
- Verifica nome file, dimensione e numero pagine prima di archiviare.
- Inseriscilo nella tua struttura di archiviazione interna seguendo la naming convention aziendale.
- Aggiorna eventualmente la copia interna al gestionale della tua azienda.
Errori comuni e come risolverli
- Download bloccato dal browser: Spesso è un popup blocker o un'estensione: autorizza il download da crm.gtechgroup.it.
- PDF danneggiato: Riscaricalo: a volte la connessione interrompe il salvataggio. Se persiste, contatta il supporto.
- ZIP che non si apre: Aggiorna l'utility di decompressione del tuo sistema operativo o usa 7-Zip.
- Nome file uguale a uno già salvato: Rinomina il file aggiungendo l'anno o sposta il vecchio in archivio per evitare sovrascritture.
- PDF generato con dati mancanti: Capita raramente in seguito a aggiornamenti del sistema: contatta il supporto e provvederemo a rigenerare il PDF con i dati corretti senza modificare la fattura originaria.
- Confondere bollo virtuale con bollo cartaceo: Le fatture elettroniche italiane non hanno bolli fisici: l'eventuale imposta di bollo è già incorporata nell'XML. Non aggiungere bolli cartacei alle stampe.
Domande frequenti
D: Il PDF è equivalente alla fattura elettronica?
R: No, la fattura elettronica viaggia tramite SDI; il PDF è la copia di cortesia per la tua contabilità.
D: Posso firmare digitalmente il PDF?
R: Sì, ma in genere non è necessario per la sola archiviazione interna.
D: Posso automatizzare lo scarico?
R: Non c'è una API self-service: per integrazioni dedicate parla con il tuo referente.
D: Il PDF è uguale a quello che riceve il commercialista?
R: Sì, è esattamente lo stesso documento: identica struttura, identici dati. La fattura elettronica XML ha una rappresentazione tecnica diversa, ma le informazioni coincidono.
D: Posso aggiungere un timbro o un logo personalizzato al PDF della fattura?
R: Il PDF è il documento ufficiale: non va modificato. Per esigenze interne (es. timbro approvazione), aggiungi modifiche in un'altro file conservato separatamente.
Hai bisogno di aiuto?
Se hai dubbi sul portale clienti G Tech Group, scrivici tramite il modulo di contatto.