Permessi contatto: cosa può vedere ogni contatto

Quando aggiungi più contatti sul portale clienti di G Tech Group, puoi decidere in modo granulare a quali aree ognuno può accedere. In questa guida vediamo cosa significano i singoli permessi del portale clienti (fatture, contratti, progetti, supporto, preventivi) e come configurarli al meglio per la tua azienda.

I cinque permessi principali

Il portale espone cinque permessi modulari: Fatture, Contratti, Progetti, Supporto e Preventivi. Ogni casella attivata sblocca la voce corrispondente nel menu del contatto. Se nessuna casella è attiva, il contatto vede solo la propria scheda profilo.

Quando assegnare quali permessi

Tipicamente all'ufficio amministrativo dai permessi su Fatture e Contratti, ai responsabili di progetto Progetti e Preventivi, mentre il referente IT riceve Supporto per aprire e seguire i ticket. Il contatto principale ha sempre tutti i permessi attivi.

Permessi e visibilità delle notifiche

I permessi controllano l'accesso visivo alle sezioni del portale, ma non necessariamente le notifiche email collegate. Ad esempio, un contatto senza permesso Fatture non vedrà la sezione fatture, ma potrebbe comunque ricevere una specifica email transazionale se è inserito fra i destinatari di fatturazione dell'azienda. Questa distinzione consente flussi articolati senza esporre dati sensibili più del necessario.

Cambio di permessi nel tempo

I permessi non sono cristallizzati: puoi modificarli ogni volta che l'esigenza della tua azienda cambia. Per esempio, durante un progetto di rifacimento del sito puoi attivare temporaneamente il permesso Progetti al responsabile marketing, per poi rimuoverlo a delivery effettuato. Pianifica con cura i cambiamenti per non perdere visibilità nei momenti cruciali.

Best practice di sicurezza

Applica sempre il principio del minimo privilegio: assegna solo i permessi strettamente necessari per il ruolo svolto. Non centralizzare tutti i permessi su una sola persona, ma distribuiscili a più contatti per evitare colli di bottiglia. Rivedi i permessi almeno una volta l'anno per verificare che rispecchino l'organizzazione attuale: persone cambiano ruolo, mansioni evolvono, le abilitazioni dovrebbero seguire.

Permessi e responsabilità contrattuali

I permessi di firma contratti e accettazione preventivi hanno valenza giuridica: il contatto che esercita queste azioni vincola l'azienda. È fondamentale assegnarli solo a persone con potere di firma o delegate formalmente dall'organizzazione. In caso di contenzioso, sarà importante poter dimostrare la catena di autorizzazioni interne. Tieni un registro delle deleghe.

Differenze rispetto al CRM interno

I permessi del portale clienti sono una versione semplificata di quelli del nostro CRM interno (gestione collaboratori G Tech Group). Per il cliente abbiamo volutamente ridotto la complessità per facilitare la gestione: cinque permessi binari (sì/no) sono molto più maneggevoli di decine di ruoli granulari. Se hai esigenze più articolate, possiamo valutarle caso per caso.

Procedura passo-passo

1. Accedi come contatto principale e vai su Profilo > Contatti.
2. Individua il contatto da modificare e clicca sull'icona di modifica.
3. Scorri fino alla sezione Permessi.
4. Attiva la casella Fatture se deve vedere fatture e pagamenti.
5. Attiva Contratti per consentire la firma e la consultazione dei contratti.
6. Attiva Progetti per accedere a stato avanzamento e task.
7. Attiva Supporto per aprire e gestire ticket.
8. Attiva Preventivi per consultare e accettare offerte.
9. Clicca su Salva e avvisa il collega di rieffettuare il login.
10. Verifica con un test pratico che il contatto modificato veda effettivamente le sezioni attese.
11. Annota internamente la data e la motivazione della modifica permessi per audit interno.
12. Comunica al contatto la modifica via canale interno, oltre alla notifica automatica.

Errori comuni e come risolverli

• Il contatto vede tutto anche con poche caselle attive: Probabilmente è impostato come contatto principale: verifica nella sua scheda e disattiva l'opzione.
• Notifiche email arrivano comunque: I permessi controllano l'accesso al portale, ma le notifiche email hanno una loro sezione da gestire separatamente.
• Manca una sezione attesa: Controlla che il permesso corrispondente sia effettivamente spuntato: a volte si confonde Progetti con Task.
• Errore di salvataggio sui permessi: Aggiorna la pagina e ripeti: in genere è una sessione scaduta che ha annullato l'invio.
• Permessi appena modificati non hanno effetto: Il collaboratore deve uscire e rientrare nel portale per ricaricare la sessione con i nuovi permessi. Senza un logout esplicito vede ancora la configurazione precedente fino alla scadenza della sessione.
• Confondi i permessi con i ruoli interni: Il portale ha cinque permessi binari, mentre il CRM interno usa ruoli più articolati. Non cercare una corrispondenza esatta: sono sistemi diversi pensati per esigenze diverse.

Domande frequenti

D: Posso creare ruoli personalizzati?
R: I permessi sono i cinque standard del portale; per esigenze particolari, parla con il tuo referente.

D: Un contatto senza permessi può ricevere email?
R: Sì, se è destinatario diretto di un ticket o di un'email transazionale, la riceve comunque.

D: I permessi sono retroattivi?
R: Sì, appena salvati, il contatto vede subito le voci attivate al login successivo.

D: I permessi influenzano la firma dei contratti?
R: Sì, solo i contatti con permesso Contratti possono firmare. Pianifica con cura chi avrà questo permesso, ha valore legale immediato.

D: I permessi influenzano la visibilità di altri contatti?
R: Sì, alcuni permessi (come la gestione contatti) sono riservati al contatto principale. Gli altri permessi influenzano solo l'accesso del singolo contatto alle sezioni.

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