PayPal e fatturazione elettronica italiana
La fatturazione elettronica italiana via Sistema di Interscambio (SdI) e l'incasso tramite PayPal sono due flussi separati che devi sapere combinare correttamente. PayPal NON emette fatture XML per lo SdI: il tuo gestionale deve generare il documento e PayPal è solo lo strumento di incasso. In questa guida vediamo come gestire il flusso completo dall'ordine alla fattura.
Flusso completo: dall'ordine alla fattura
Cinque step. Il cliente effettua l'ordine sul tuo sito e paga con PayPal. PayPal cattura il fondo e ti accredita il netto (lordo - commissione) sul saldo PayPal. Tu (o il gestionale automaticamente) emetti fattura elettronica al cliente. L'XML viene inviato allo SdI e recapitato al cliente (PEC o portale AdE). Il documento è regolarmente emesso anche se PayPal è solo intermediario tecnico.
Dati obbligatori in fattura
La fattura deve contenere dati del cliente completi: ragione sociale, codice destinatario (SdI) o PEC, partita IVA o codice fiscale, indirizzo. Questi dati NON sono forniti automaticamente da PayPal: il tuo modulo d'ordine deve chiederli al momento dell'acquisto. Su WooCommerce/Shopify configura il checkout per richiedere SDI/PEC obbligatorio per clienti B2B italiani. Per i privati basta il codice fiscale.
Modalità di pagamento: MP08
Nel tracciato XML della fattura elettronica indica la modalità di pagamento "MP08 - Carta di pagamento" per pagamenti via PayPal (include sia wallet sia carte). Alternative meno corrette: MP21 "Internet payment" (raramente usata). Mai usare MP01 (contanti), MP02 (assegno), MP05 (bonifico): non corrispondono al canale PayPal. Includi anche l'ID transazione PayPal nei dati aggiuntivi del pagamento per riferimento.
Procedura passo-passo
- Configura il modulo d'ordine per raccogliere dati fiscali completi (PIVA, SDI, PEC).
- Cliente paga con PayPal: ricevi notifica pagamento riuscito.
- Apri il tuo gestionale (Fatture in Cloud, Aruba, Fattura24, Cogito).
- Crea una nuova fattura intestata al cliente.
- Imposta data emissione = data incasso PayPal.
- Inserisci righe con prodotti/servizi venduti e aliquota IVA corretta.
- Nella sezione Pagamento seleziona modalità MP08 e importo lordo.
- Aggiungi nei dati aggiuntivi l'ID transazione PayPal per tracciabilità.
- Genera XML e invia allo SdI.
- Conserva la ricevuta di accettazione SdI nella cartella dell'ordine.
Automazione con plugin/integrazioni
Per ridurre il lavoro manuale: FattureinCloud ha integrazione nativa con WooCommerce che emette fattura automaticamente all'esito del pagamento PayPal. Fatture24 via API. Cogito via webhook. Plugin WooCommerce dedicati: "WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips" (genera PDF) + "WooCommerce Fattura Elettronica" (genera XML SdI). Per Shopify usa app dedicate dall'App Store. Valuta sempre il costo (mensile) vs il tempo risparmiato.
Casi particolari
Clienti esteri: per privati extra-UE no fattura SdI ma fattura ordinaria PDF. Per B2B UE: reverse charge intracom (codice TD01 + natura N6). Per B2B extra-UE: fattura non soggetta IVA (art. 7-ter). Clienti privati italiani: fattura SdI con codice destinatario "0000000" e codice fiscale del cliente, ricevuta dal cliente nel cassetto fiscale. Forfettario: emette fattura SdI dal 1/1/2024 anche sotto i 25k.
Conservazione e archiviazione
Le fatture elettroniche vanno conservate per 10 anni in modalità sostitutiva ai sensi DM 17/06/2014. PayPal NON conserva fatture SdI per te: lo fa il tuo gestionale (Aruba Fatture, Conservazione Sostitutiva). Verifica che il piano includa conservazione decennale; alcuni piani base la escludono e va comprata a parte. Il costo medio è 30-100 euro/anno per migliaia di fatture.
Errori comuni e come risolverli
- Modalità MP05 (bonifico) invece di MP08: lo SdI accetta ma è errore formale. Configura MP08.
- Fattura non emessa: rischio omessa fatturazione, sanzione 90-180% IVA. Automatizza l'emissione.
- Codice SDI errato: SdI scarta. Verifica con cassetto fiscale del cliente.
- Importo non lordo: in fattura il valore è il prezzo di vendita, non il netto PayPal. La commissione è costo tuo.
Domande frequenti
D: PayPal stessa emette fattura per le commissioni?
R: Sì, riceverai mensilmente "Statement of fees" da PayPal Europe. È fattura esente IVA (servizi finanziari art. 10).
D: Devo emettere fattura per il rimborso?
R: No, ma devi emettere nota di credito con riferimento alla fattura originale.
D: Il forfettario deve emettere fattura SdI per pagamenti PayPal?
R: Sì, dal 1/1/2024 obbligo esteso a tutti i forfettari indipendentemente dal volume.
Consigli operativi e best practice
Per consolidare quanto visto nei paragrafi precedenti tieni a mente alcuni accorgimenti pratici che fanno la differenza nel quotidiano. Documenta sempre ogni passaggio della configurazione in un registro interno aziendale: serve sia per il team sia in caso di audit fiscale o di richiesta di chiarimenti da parte di PayPal. Conserva una copia delle ricevute, delle email transazionali e degli screenshot dei pannelli di amministrazione per almeno dieci anni, come richiesto dalla normativa civilistica italiana.
Pianifica una revisione trimestrale della tua integrazione PayPal: verifica le commissioni applicate, controlla i tassi di contestazione, leggi gli avvisi nel Centro Risoluzioni e aggiorna eventuali plugin o SDK obsoleti. Le aziende che fanno questo controllo regolare riducono del 40-60% gli incidenti operativi rispetto a chi gestisce PayPal in modo reattivo. Coinvolgi anche il team di customer service: spesso sono loro i primi a notare pattern di richieste che possono indicare problemi nascosti nel flusso di pagamento.
Infine, abituati a monitorare i tempi di risposta nelle dispute e nei reclami: PayPal premia i merchant che rispondono entro 24-48 ore con score reputazionali migliori, che si traducono in minori riserve, commissioni più favorevoli al raggiungimento dei volumi e un'esperienza più fluida in caso di controlli antifrode. La gestione proattiva è sempre meno costosa di quella reattiva, in PayPal come nel resto del business online.
Hai bisogno di aiuto?
Se vuoi integrare PayPal nel tuo sito con il team di G Tech Group, scrivici tramite il modulo di contatto.