Introduzione
Google Drive offre due tipologie di archiviazione: My Drive (il drive personale di ciascun utente) e Shared Drive (drive condivisi collettivi, ex Team Drive). Capire quando usare l'uno o l'altro e' fondamentale per evitare perdita di dati quando un dipendente lascia l'azienda e per garantire collaborazione fluida.
My Drive: caratteristiche
My Drive e' lo spazio personale dell'utente: chi crea un file ne e' proprietario, lo storage occupato conta sulla sua quota personale, le condivisioni sono basate su permessi individuali. Quando l'utente lascia l'azienda, i file restano legati al suo account e devono essere trasferiti manualmente o tramite Data Transfer della console admin.
Shared Drive: caratteristiche
Lo Shared Drive e' di proprietà' dell'organizzazione, non del singolo utente. I file appartengono al drive condiviso, non a chi li ha creati. I membri sono assegnati con ruoli (Manager, Content Manager, Contributor, Commenter, Viewer) e l'accesso e' indipendente dagli account individuali.
Vantaggi degli Shared Drive
- Continuita' aziendale: i file restano accessibili anche quando un dipendente lascia
- Permessi a livello cartella: più' semplice gestire team grandi
- Quota condivisa: lo storage conta sull'organizzazione, non sui singoli
- Audit trail centralizzato: l'admin vede tutta l'attività'
Limiti degli Shared Drive
- Massimo 500.000 elementi per drive (file, cartelle, scorciatoie)
- Profondita' massima 100 livelli di sottocartelle
- Solo utenti del dominio possono essere Manager (esterni max Content Manager)
- Non puoi ricondividere un Shared Drive intero
Quando usare My Drive
Usa My Drive per: bozze e file personali in fase di elaborazione, documenti di sviluppo non ancora pronti per il team, contenuti personali (file HR sensibili, valutazioni). Una volta finalizzati, sposta i file rilevanti per il team su uno Shared Drive.
Quando usare Shared Drive
Usa Shared Drive per: progetti di team, documentazione aziendale ufficiale, archivi clienti, materiali marketing, contratti, manuali operativi. Tutto cio' che deve essere accessibile a più' persone e sopravvivere al turnover.
Strutturare gli Shared Drive
Best practice di nomenclatura: [Reparto] - [Nome] per chiarezza nella sidebar. Esempi: Vendite - Offerte Clienti, Tecnico - Documentazione Prodotto, HR - Policy e Contratti. Crea uno Shared Drive per ogni area funzionale, non un megadrive unico.
Migrare da My Drive a Shared Drive
- Crea il nuovo Shared Drive
- Aggiungi i membri con i ruoli appropriati
- Sposta i file da My Drive (trascina o usa Sposta in)
- Verifica che i permessi specifici siano stati rimossi (non più' necessari)
- Comunica al team la nuova posizione
Attenzione: solo il proprietario del file puo' spostarlo in uno Shared Drive. Se file altrui, devono essere i proprietari a spostarli o devi richiedere il trasferimento.
Permessi e sicurezza
Configura policy a livello console admin: chi puo' creare Shared Drive, chi puo' aggiungere membri esterni, restrizioni di download/copia/print. Per documenti sensibili usa la Labels DLP per classificare automaticamente.
Conclusione
La regola d'oro: dati personali su My Drive, dati aziendali su Shared Drive. G Tech Group riprogetta architetture Drive esistenti, migra contenuti tra account e implementa policy di governance documentale per medie e grandi aziende.