Notifiche email del portale: come gestirle
Il portale clienti G Tech Group ti tiene aggiornato anche fuori dalla piattaforma tramite notifiche email su ticket, progetti, fatture e contratti. Per evitare di esserne sommerso (o, al contrario, di perderne di importanti) puoi gestire le tue preferenze. Ecco come configurare al meglio le notifiche email del portale.
Tipologie di notifica
Le notifiche email principali sono: nuova risposta a un ticket, nuovo task assegnato, fattura emessa, fattura in scadenza, nuovo preventivo, scadenza contratto, nuova milestone, commento a un task. Ogni categoria può essere attivata o disattivata indipendentemente.
Indirizzi multipli
Le notifiche vengono inviate all'indirizzo email associato al tuo profilo contatto. Se vuoi che arrivino anche a un secondo indirizzo (es. una casella di team), aggiungilo come contatto aggiuntivo con i permessi del caso.
Riepiloghi periodici
Invece di ricevere un'email per ogni singolo evento, puoi attivare i riepiloghi periodici: una singola email giornaliera o settimanale con tutti gli aggiornamenti del periodo. È perfetto per chi vuole essere informato ma non interrotto continuamente. La modalità riepilogo si imposta per categoria: notifiche urgenti immediate, notifiche meno urgenti in riepilogo.
Modello di delivery email
Le nostre email transazionali partono da un dominio dedicato, autenticate con SPF, DKIM e DMARC. Questo riduce le possibilità che finiscano in spam, ma alcuni filtri aziendali sono particolarmente severi. Chiedi al tuo IT di inserire @gtechgroup.it fra i domini sicuri della whitelist, soprattutto se rilevi cali nelle email ricevute.
Test e troubleshooting
Se sospetti di non ricevere email che dovresti ricevere, vai sul profilo e clicca "Invia notifica di prova". Riceverai immediatamente un'email di test. Se non arriva, il problema è nei filtri del tuo provider; se arriva, il problema è nelle regole di notifica configurate (categorie disattivate, fasce silenziose). Procediamo per esclusione.
Whitelist nei filtri aziendali
Se la tua azienda ha filtri antispam aziendali centralizzati (Mimecast, Barracuda, Microsoft Defender for Office 365), chiedi al tuo IT di inserire @gtechgroup.it nella whitelist. Senza whitelist, alcune email possono essere quarantenate o bloccate prima di arrivare alla tua casella. È una configurazione una tantum che evita problemi continui.
Notifiche selettive per categoria
Configura categorie diverse in modo diverso: ad esempio, ricevere immediatamente tutte le notifiche dei ticket urgenti, ma solo un riepilogo settimanale delle attività informative. La granularità del sistema ti permette di avere il giusto livello di pressione informativa, senza essere sommerso ma neanche silenziato. Calibra periodicamente in base alla tua esperienza.
Procedura passo-passo
- Accedi al portale e clicca su Profilo.
- Apri la scheda Notifiche dal menu laterale.
- Visualizza l'elenco delle categorie di notifica email.
- Spunta o togli la spunta accanto a ciascuna voce.
- Imposta la frequenza desiderata (immediata, riepilogo giornaliero, settimanale).
- Imposta l'eventuale orario silenzioso (es. notte e weekend).
- Clicca su Salva preferenze.
- Invia un'email di test cliccando su Anteprima notifica.
- Verifica nella casella email che il messaggio sia arrivato correttamente.
- Effettua un test inviandoti una notifica di prova.
- Verifica che le email arrivino effettivamente nei tempi attesi.
- Aggiungi @gtechgroup.it ai mittenti sicuri della tua casella per evitare spam.
Errori comuni e come risolverli
- Notifiche non ricevute: Controlla la cartella spam e inserisci @gtechgroup.it fra i mittenti sicuri.
- Troppe email: Imposta il riepilogo giornaliero invece dell'immediato per categorie a basso impatto.
- Email arrivate in ritardo: Possibili ritardi nei provider email: controlla anche con il tuo IT interno.
- Lingua sbagliata: Imposta la lingua preferita nel profilo: il sistema invia di conseguenza.
- Notifiche raddoppiate da quando hai più contatti: Ogni contatto ha le sue preferenze: configura individualmente cosa ricevere su ciascuno per evitare doppioni. Email diverse per contatti diversi prevengono confusione.
- Notifiche raddoppiate dopo modifica delle preferenze: Quando modifichi le preferenze, possono arrivare le notifiche "vecchie" generate poco prima del cambio. Aspetta qualche minuto e verifica che la situazione si stabilizzi.
Domande frequenti
D: Posso disattivare tutte le notifiche?
R: Sì, ma è sconsigliato: rischi di perdere comunicazioni importanti su progetti e fatture.
D: Posso ricevere notifiche su Slack?
R: Non in modo nativo, ma con un'integrazione personalizzata. Parla con il PM.
D: Le notifiche valgono per tutti i contatti?
R: No, ogni contatto ha le sue preferenze indipendenti.
D: Posso impostare notifiche diverse per ticket urgenti?
R: Sì, le categorie di notifica sono granulari: ad esempio puoi ricevere immediatamente i ticket urgenti e in riepilogo gli altri.
D: Posso impostare notifiche solo nei giorni lavorativi?
R: Sì, configura l'orario silenzioso per coprire weekend e festività: durante quelle fasce le email saranno raggruppate o ritardate.
In sintesi
Gestire bene le notifiche email significa trovare l'equilibrio fra essere informati e non essere sommersi. Personalizza ogni categoria in base al tuo carico di lavoro e al ruolo: chi è in front-line operativo riceve notifiche immediate, chi ha ruolo manageriale può preferire riepiloghi. Periodicamente rivedi le impostazioni: le esigenze cambiano nel tempo, e una configurazione che funzionava bene tre mesi fa può non essere più adatta oggi. È un'investimento di pochi minuti.
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