Gestire contatti aggiuntivi dell'azienda nel portale clienti
Sul portale clienti G Tech Group puoi avere più contatti collegati alla stessa azienda: in questo modo ogni collaboratore può accedere con le proprie credenziali, ricevere notifiche e seguire i progetti di cui si occupa. In questa guida ti mostriamo come aggiungere, modificare o disattivare un contatto aggiuntivo della tua azienda.
Perché aggiungere più contatti
Avere un contatto dedicato per amministrazione, uno per il marketing e uno per l'area tecnica significa instradare automaticamente le comunicazioni alla persona giusta. Ognuno vedrà solo le sezioni che gli competono, riducendo confusione e tempi di risposta.
Il contatto principale resta uno
Anche con più contatti, c'è sempre un contatto principale che funge da amministratore: è l'unico autorizzato a creare nuovi contatti e a modificare i dati anagrafici dell'azienda. Tutti gli altri hanno accessi limitati in base ai permessi che gli assegni.
Esempi pratici di struttura contatti
Una piccola impresa tipica può avere: il titolare come contatto principale, un responsabile amministrativo con permessi Fatture e Contratti, un responsabile marketing con permessi Progetti e Preventivi, un referente IT con permesso Supporto. Una struttura più articolata può prevedere anche un'assistente di direzione con accesso completo come backup del contatto principale, utile in caso di ferie o assenze prolungate.
Disattivazione vs eliminazione
Il portale distingue fra disattivazione (l'account resta a sistema ma non può accedere) ed eliminazione (rimozione del contatto dal database). Per collaboratori in maternità, malattia lunga o trasferimento provvisorio, usa la disattivazione: riattivare un contatto disattivato è istantaneo. Usa l'eliminazione quando una persona lascia definitivamente l'azienda.
Coordinamento interno consigliato
Prima di aggiungere o rimuovere un contatto, è buona pratica condividere internamente in azienda la decisione: il nuovo arrivato saprà di ricevere l'email di invito e ne attiverà subito l'accesso, mentre la rimozione di un contatto scaduto evita che riceva ancora notifiche dopo aver lasciato l'organizzazione. Considera anche di tenere un foglio interno con elenco contatti attivi e relativi permessi.
Notifiche al contatto principale
Ogni volta che viene creato, modificato o disattivato un contatto, il contatto principale riceve una notifica email di riepilogo. Serve a mantenere visibilità sulle modifiche di accesso, soprattutto in organizzazioni con HR che gestiscono autonomamente l'onboarding e offboarding del personale. Configura le notifiche per essere allineato senza dover controllare manualmente.
Onboarding di nuovi contatti
Quando aggiungi un nuovo contatto, è buona pratica accompagnarlo nel primo accesso: condividi con lui questa serie di tutorial KB, spiega le aree del portale che riguardano il suo ruolo, presentalo virtualmente al PM o al referente G Tech Group con cui interagirà. Un buon'onboarding interno riduce significativamente i tempi di adattamento al nuovo strumento.
Procedura passo-passo
- Accedi al portale come contatto principale dell'azienda.
- Dal menu in alto a destra clicca su Profilo.
- Apri la scheda Contatti dal menu laterale.
- Clicca sul pulsante Nuovo contatto in alto a destra.
- Compila nome, cognome, posizione, telefono ed email del nuovo contatto.
- Spunta le caselle dei permessi che vuoi assegnare (progetti, fatture, ticket).
- Decidi quali notifiche email ricevere per quel contatto.
- Clicca su Salva: il sistema invia in automatico l'email di invito.
- Per modificare o disattivare un contatto esistente, clicca sull'icona di modifica nella riga corrispondente.
- Comunica al nuovo contatto le istruzioni per il primo accesso, indicando di controllare anche lo spam.
- Aggiungilo eventualmente come destinatario delle notifiche email per la sua area di competenza.
- Verifica dopo qualche giorno che abbia effettivamente attivato l'account.
Errori comuni e come risolverli
- Pulsante "Nuovo contatto" non visibile: Solo il contatto principale può aggiungere altri contatti: verifica di essere loggato con quell'account.
- Email già in uso: Ogni email può essere associata a un solo contatto. Usa un'indirizzo diverso o disattiva il contatto esistente.
- Invito non ricevuto dal collaboratore: Chiedi al collega di controllare lo spam. Se necessario, puoi rigenerare l'invito dalla scheda del contatto.
- Permessi modificati ma non applicati: Il collaboratore deve uscire e rientrare nel portale perché i nuovi permessi siano caricati nella sessione.
- Notifiche di invito che si accumulano: Se invii più volte l'invito allo stesso indirizzo prima che venga accettato, il collega riceve più email: chiarisci di usare l'ultima ricevuta perché annulla le precedenti.
- Permessi modificati senza informare il collega: Modificare permessi senza preavviso può creare disservizi: il collega vede improvvisamente sparire o apparire funzioni. Anticipa sempre con un breve messaggio di cortesia.
Domande frequenti
D: Posso cambiare il contatto principale?
R: Sì, ma la modifica viene effettuata dal nostro team. Apri un ticket per richiederla.
D: Quanti contatti posso creare?
R: Non c'è un limite tecnico: aggiungi quelli che servono alla tua organizzazione.
D: Un contatto disattivato può rientrare?
R: Sì, puoi riattivarlo in qualsiasi momento riaccedendo alla sua scheda e cambiando lo stato.
D: Un contatto può vedere chi sono gli altri contatti?
R: Sì, i contatti con accesso al profilo aziendale vedono l'elenco degli altri contatti (nome ed email), ma non i permessi individuali assegnati.
D: Posso impostare permessi temporanei con scadenza?
R: Non in modo automatico: i permessi sono permanenti finché non li modifichi. Per pratiche di sicurezza, segna in agenda le date di revoca pianificate.
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