Conversione di un preventivo accettato in progetto
Quando accetti un preventivo, il nostro team converte la trattativa in un progetto vero e proprio sul portale, con task, scadenze e referenti dedicati. In questa guida ti spieghiamo come avviene la conversione di un preventivo accettato in progetto, cosa puoi fare in autonomia e cosa invece viene gestito dal nostro team.
Cosa cambia dopo l'accettazione
Dopo l'accettazione, il preventivo resta archiviato come documento e si genera automaticamente un progetto collegato. Il progetto include data di inizio prevista, milestone, eventuali task pre-popolati e i riferimenti contrattuali. Riceverai un'email di notifica con il link diretto al progetto.
Ruolo del project manager
Ogni progetto viene assegnato a un project manager di G Tech Group, che coordina le attività e ti tiene aggiornato. Lo trovi nella scheda progetto nella sezione Team. Da quel momento è il tuo riferimento operativo principale insieme al commerciale.
Ruolo del kickoff
Il kickoff è la riunione formale di avvio progetto: serve a confermare obiettivi, scadenze, ruoli e canali di comunicazione. Non è una formalità: spesso emergono aspetti operativi non ancora discussi che meritano allineamento. Partecipa con i decision-maker della tua azienda e prepara eventuali domande in anticipo. Dopo il kickoff il PM consolida la documentazione e parte la fase operativa.
Documentazione iniziale
Insieme al kickoff il PM produce una documentazione di avvio: piano di progetto, milestone, elenco deliverable, modalità di comunicazione, gestione del cambio scope. Verrà condivisa nell'area documenti del portale ed è il riferimento normativo per la collaborazione. Leggila con attenzione, segnala eventuali punti da chiarire, e firmala o riconferma a inizio attività.
Cambio di scope in corso d'opera
Durante un progetto è normale che emergano esigenze nuove o si renda necessario modificare il perimetro. Per ogni variazione significativa serve un'addendum (un nuovo preventivo per le sole modifiche) che, una volta accettato, va a integrare il preventivo originale. È un meccanismo trasparente che protegge entrambe le parti da incomprensioni sul lavoro effettivamente da svolgere.
Trasferimento materiali e credenziali
Subito dopo l'accettazione e prima del kickoff, ti chiederemo materiali iniziali e credenziali di accesso (es. dominio, hosting, CMS, account social, software gestionali). Caricali nell'area documenti del progetto in cartelle dedicate. Usa il modulo strutturato che ti forniremo per non dimenticare nessuna informazione necessaria. Più sono complete e ordinate, prima partiamo operativamente.
Gestione cambi di scope
È normale che durante un progetto emergano esigenze nuove: piccole modifiche rientrano spesso nello scope flessibile, ma cambiamenti significativi richiedono un'addendum (un preventivo per le sole modifiche). L'addendum, una volta accettato, integra il preventivo originale e prolunga eventualmente le scadenze. È un meccanismo trasparente di gestione del cambiamento.
Procedura passo-passo
- Accetta il preventivo seguendo la procedura standard.
- Attendi l'email di notifica di apertura progetto (di solito entro 1 giorno lavorativo).
- Clicca sul link diretto contenuto nell'email.
- In alternativa, accedi al portale e clicca su Progetti.
- Apri il nuovo progetto creato e leggi la descrizione iniziale.
- Controlla i task pre-popolati e le scadenze proposte.
- Verifica chi è il project manager assegnato.
- Se manca qualcosa, lascia un commento al progetto o apri un ticket.
- Conferma il calendario di kickoff proposto dal project manager.
- Partecipa al kickoff con i decision-maker della tua azienda.
- Verifica nel portale che tutti i task pre-popolati siano coerenti con quanto pattuito.
- Inserisci eventuali milestone aggiuntive in accordo con il PM.
Errori comuni e come risolverli
- Progetto non creato dopo l'accettazione: In rari casi serve un'attivazione manuale: contattaci se non vedi il progetto entro 48 ore.
- Dati progetto incompleti: Aggiungi i dettagli nel campo note del progetto o chiedi un confronto al project manager.
- Project manager non ancora definito: Capita per progetti complessi: il commerciale notificherà l'assegnazione.
- Cambio di scope dopo l'accettazione: Per ogni modifica significativa serve un'addendum o un nuovo preventivo: parlane prima del kickoff.
- Progetto aperto con dati incompleti: I dati iniziali sono quelli del preventivo: dettagli operativi vengono raffinati al kickoff. Se vedi qualcosa di sostanzialmente sbagliato, segnalalo al PM prima della prima riunione.
- Progetto attivato ma non ricevi credenziali iniziali: Le credenziali interne vengono inviate via canale sicuro (gestore di password condiviso, email cifrata) dal PM. Se non le ricevi entro 48 ore dal kickoff, sollecitalo via ticket.
Domande frequenti
D: Posso fare conversioni parziali?
R: Sì, possiamo aprire progetti separati per le diverse aree del preventivo: chiedilo al commerciale.
D: Quando inizia ufficialmente il lavoro?
R: Dopo il kickoff con il project manager e l'eventuale fatturazione iniziale.
D: Posso annullare dopo la conversione?
R: Sì, ma valgono le condizioni contrattuali del preventivo originale.
D: Tempi tipici dal preventivo al kickoff?
R: Da 3 a 10 giorni lavorativi, in base alla complessità e alla disponibilità delle risorse di delivery. Te lo conferma il commerciale al momento dell'accettazione.
D: Posso vedere i tempi di delivery prima di accettare?
R: Sì, i preventivi riportano sempre tempi indicativi o impegni specifici per ogni fase. Confermati formalmente al kickoff con il PM.
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