Caricare file nell'area condivisa del portale

Brief, loghi vettoriali, materiali fotografici, contenuti testuali: spesso i tuoi materiali sono indispensabili per far procedere il lavoro. In questa guida ti spieghiamo come caricare file nell'area condivisa del portale clienti G Tech Group, scegliendo la cartella corretta e usando i formati più adatti.

Cartelle e organizzazione

Per ogni progetto attivo hai una cartella dedicata con sottocartelle tematiche. Carica nella cartella più adatta (es. Brief, Logo, Foto, Contenuti) per facilitare il lavoro del team. Per file trasversali usa la cartella Documenti aziendali.

Formati e dimensioni

Sono supportati tutti i formati standard. Per immagini preferisci formati vettoriali o ad alta risoluzione; per testi usa DOC o Markdown; per video, MP4 o link a piattaforme cloud. Limite per singolo file: 100 MB. Per file più grandi, comprimi in archivio o usa link esterni.

Caricare grandi quantità di file

Se devi caricare decine o centinaia di file (es. archivio fotografico di un progetto), invece di caricarli uno a uno comprimi tutto in un ZIP e caricane uno solo. La nostra estrazione e organizzazione interna è più rapida. Per archivi che superano i 100 MB (limite ZIP standard) usa Drive/Dropbox e comunicaci il link nel ticket o nei commenti.

Naming convention

Una buona convenzione di nomenclatura aiuta tutti a ritrovare i file: usa nomi descrittivi ("logo-versione-finale.svg", non "logo.svg"), evita spazi (sostituisci con - o _), evita caratteri speciali, usa date in formato YYYY-MM-DD per ordinare cronologicamente. Una buona naming convention vale più di una struttura di cartelle iper-articolata.

Cosa non caricare

Evita di caricare nell'area condivisa: copie di backup di tutto il tuo PC, file personali non pertinenti, dati sensibili non strettamente necessari al progetto (es. dati di clienti tuoi non oggetto del progetto). L'area è destinata al lavoro sul progetto. Per dati personali e sensibili valgono inoltre obblighi GDPR: meno ne condividi, meglio è.

Versionamento automatico

Quando carichi una nuova versione di un file con stesso nome, il portale conserva entrambe come versioni separate (v1, v2, v3...). La versione corrente è quella mostrata di default, ma puoi accedere alle precedenti dal menu versioni. Questo evita perdita di lavoro e permette di tornare a versioni precedenti in caso di errori in quelle nuove.

Cifratura dei file caricati

I file caricati sull'area condivisa sono cifrati a riposo su disco e in transito via HTTPS. Per documenti particolarmente sensibili, valuta di cifrare ulteriormente il file in locale (es. con 7-Zip protetto da password, o con un software di cifratura PGP) prima del caricamento. Condividi la password via canale separato (telefono, SMS, di persona).

Procedura passo-passo

1. Accedi al portale e vai su Documenti.
2. Apri la cartella del progetto target.
3. Scegli la sottocartella tematica più adatta.
4. Clicca sul pulsante Carica file.
5. Seleziona uno o più file dal tuo dispositivo (o trascinali nell'area).
6. Aggiungi una descrizione opzionale al file.
7. Imposta la visibilità (Visibile a tutti i contatti aziendali / Solo agli amministratori).
8. Clicca su Conferma caricamento.
9. Verifica che il file compaia nella lista con icona, dimensione e data.
10. Verifica l'integrità del file caricato aprendone l'anteprima.
11. Aggiungi una descrizione chiara nel campo dedicato.
12. Comunica al PM la disponibilità del nuovo materiale via commento.

Errori comuni e come risolverli

• Caricamento bloccato per dimensione: Comprimi il file o spezzalo in più parti, oppure usa un link esterno (Drive/WeTransfer).
• Formato non supportato: Comprimi in ZIP per superare la verifica formato.
• Caricamento interrotto: Connessione instabile: riprova preferibilmente da rete cablata o Wi-Fi affidabile.
• Mancanza permessi: Verifica con il contatto principale di avere il permesso Progetti attivo.
• Caricamento di file con virus rifiutato: Il portale esegue una scansione antivirus automatica prima di accettare il file. Se è stato segnalato come a rischio, controlla con il tuo antivirus locale e ricarica il file pulito.
• Caricamento bloccato senza messaggio chiaro: Apri la console del browser (F12) per leggere eventuali messaggi tecnici. Tipicamente i blocchi sono dovuti a estensioni anti-virus che ispezionano i file in upload. Disattivale temporaneamente.

Domande frequenti

D: Il team viene notificato del caricamento?
R: Sì, il project manager riceve una notifica automatica.

D: Posso sovrascrivere un file esistente?
R: Puoi caricare la nuova versione con stesso nome: viene creata una versione successiva.

D: I file caricati sono visibili anche ai contatti aggiuntivi?
R: Dipende dalla visibilità impostata e dai loro permessi.

D: Cosa succede se carico un file con stesso nome?
R: Viene salvato come nuova versione, mantenendo quelle precedenti accessibili nella cronologia.

D: Posso configurare la visibilità prima del caricamento?
R: Sì, durante l'upload c'è un campo "Visibilità". Una volta caricato, puoi anche modificarla in qualsiasi momento dalla scheda del file.

In sintesi

Caricare i materiali giusti al momento giusto è uno dei modi più efficaci di accelerare il delivery dei progetti. I tuoi materiali (brief, immagini, contenuti, credenziali) sono spesso il prerequisito per il lavoro del nostro team: più velocemente li condividi, prima possiamo procedere. Coordina internamente in azienda chi è responsabile dei vari materiali, in modo da evitare ritardi dovuti a passaggi interni lunghi. Una buona organizzazione dei contenuti riduce molto i tempi di delivery complessivi.

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