Cancellare definitivamente l'account portale
Se non collabori più con G Tech Group o vuoi rimuovere un contatto in modo permanente, puoi richiedere la cancellazione definitiva dell'account portale clienti. In questa guida vediamo la procedura corretta e quali dati vengono rimossi o conservati per obblighi normativi.
Cancellazione vs disattivazione
La disattivazione sospende l'accesso ma conserva i dati: utile se un collaboratore lascia temporaneamente. La cancellazione è definitiva e rimuove l'account dal portale; alcuni dati (es. fatture) restano archiviati per gli obblighi fiscali decennali, ma in forma anonima.
Conseguenze pratiche
Dopo la cancellazione perdi l'accesso a tutti i progetti, ticket, fatture e documenti. Le fatture restano disponibili a noi per obbligo di legge ma non sono più accessibili tramite il tuo profilo: conserva una copia in autonomia prima della cancellazione.
Effetti immediati della richiesta
Una volta che inviamo conferma di cancellazione, l'account viene disattivato istantaneamente: non potrai più accedere al portale, e le tue credenziali smettono di funzionare. La cancellazione vera e propria avviene poi in background: alcuni dati restano in fase intermedia per la finestra di ripensamento di 7 giorni, dopo i quali la rimozione è definitiva.
Dati che non possiamo cancellare
Per obblighi normativi (Codice Civile, fiscale, antiriciclaggio) alcuni dati devono restare nei nostri sistemi anche dopo la cancellazione: documenti contabili (10 anni), contratti firmati (10 anni), log di accesso (12 mesi). Questi dati sono conservati in forma anonimizzata dove possibile, e accessibili solo da personale autorizzato per finalità di legge.
Conservazione vs cancellazione totale
Se preferisci non cancellare definitivamente ma sospendere l'account in caso di pausa lunga della collaborazione, te lo offriamo come alternativa: l'account resta a sistema senza accesso, riattivabile in qualsiasi momento. È un compromesso utile se prevedi di tornare a collaborare in futuro.
Cancellazione di un singolo contatto
Se vuoi cancellare solo un singolo contatto aggiuntivo (es. un collaboratore che ha lasciato l'azienda) e non l'intero account aziendale, la procedura è leggermente diversa: vai su Profilo > Contatti, individua la persona, clicca su "Disattiva" o "Elimina". Il contatto principale non può eliminare se stesso: per cancellare l'intero account aziendale, apri un ticket.
Cosa succede ai dati associati
I dati associati a un contatto cancellato (commenti, allegati caricati, ticket aperti) restano nel sistema attribuiti a "Utente cancellato", in modo da non perdere il contesto storico. Il nome reale del contatto viene rimosso. Questa è la modalità prevista dal GDPR per bilanciare il diritto all'oblio con la necessità di mantenere coerenza degli archivi.
Procedura passo-passo
- Accedi al portale clienti.
- Vai su Supporto > Apri nuovo ticket.
- Imposta dipartimento Amministrazione.
- Imposta oggetto: Richiesta cancellazione account.
- Indica nome contatto, indirizzo email e motivazione.
- Specifica se vuoi cancellare un singolo contatto o l'intero account aziendale.
- Conferma di aver scaricato i dati che vuoi conservare.
- Invia il ticket cliccando su Apri ticket.
- Attendi la conferma del nostro team (entro 30 giorni come da GDPR).
- Conferma la richiesta entro la finestra di ripensamento di 7 giorni.
- Verifica che eventuali contatti aggiuntivi siano gestiti separatamente.
- Salva tutto il materiale necessario prima dell'esecuzione definitiva.
Errori comuni e come risolverli
- Cancellazione non immediata: È normale: il GDPR ci concede 30 giorni per evadere la richiesta. Sentiti libero di sollecitare se passa molto.
- Dati di fatturazione ancora visibili a noi: Per legge dobbiamo conservare i dati fiscali fino a 10 anni: non sono cancellabili.
- Hai cambiato idea: Puoi ritirare la richiesta in qualsiasi momento prima dell'esecuzione: scrivi nel ticket aperto.
- Backup non scaricati: Una volta cancellati i dati non sono recuperabili: assicurati di aver salvato tutto.
- Avvio cancellazione ma manca conferma email: Controlla anche la cartella spam o promozioni. Se non arriva entro 24 ore, ricontatta il supporto: forse l'indirizzo email ha problemi di delivery.
- Cancellazione confermata ma vedi ancora dati nelle nostre comunicazioni: Dati per obblighi legali (fatturazione, contratti) restano archiviati anche dopo la cancellazione del profilo. Non sono accessibili al tuo profilo ma li conserviamo come da legge.
Domande frequenti
D: La cancellazione è gratuita?
R: Sì, è un tuo diritto sancito dal GDPR e non comporta costi.
D: Posso cancellare solo alcuni dati?
R: Sì, indicalo nella richiesta. Es. solo dati di contatto, lasciando intatto lo storico fatture.
D: Riceverò conferma scritta?
R: Sì, ti inviamo conferma via email a cancellazione avvenuta.
D: Posso conservare una copia dei dati dopo la cancellazione?
R: Sì, prima della cancellazione scarica documenti, fatture e file che ti interessano: una volta cancellati non sono più recuperabili.
D: Cosa succede ai miei progetti se cancello l'account?
R: I progetti restano archiviati e collegati ai nostri sistemi interni per esigenze fiscali e di documentazione, ma non sono più accessibili dal tuo profilo cancellato.
In sintesi
Cancellare l'account è una decisione importante e definitiva: prendi il tempo per valutare se è davvero necessaria o se basta una disattivazione temporanea. Se decidi di procedere, prepara prima un backup completo dei dati che ti interessa conservare: una volta cancellati, non sono più recuperabili. Per organizzazioni con più contatti, la cancellazione di un singolo collaboratore non equivale alla chiusura dell'account aziendale: sono operazioni separate, valuta caso per caso.
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