Accedere all'area documenti condivisa del portale clienti
Sul portale clienti G Tech Group esiste un'area documenti condivisa dove trovi tutti i file scambiati con il nostro team durante la collaborazione: manuali, brief, materiali grafici, report. In questa guida ti mostriamo come raggiungere quest'area, navigare le cartelle e cercare un documento specifico.
Cosa contiene l'area documenti
L'area è organizzata per progetto: ogni progetto ha la sua cartella, all'interno della quale puoi trovare sottocartelle tematiche (Brief, Mockup, Logo, Report, Documenti contrattuali). Trovi anche una cartella generale "Documenti aziendali" per i materiali trasversali.
Sicurezza dei dati
I file sono accessibili solo agli utenti della tua azienda con il permesso Progetti o con accesso esplicito alle cartelle generali. La trasmissione è cifrata in HTTPS e i file sono archiviati su server in UE conformi al GDPR.
Organizzazione delle cartelle
L'organizzazione delle cartelle riflette quella interna di gestione progetti. Per ogni progetto trovi tipicamente: Brief, Mockup, Logo, Foto, Contenuti, Report, Documenti. Le cartelle specifiche dipendono dal tipo di progetto. Una cartella "Documenti aziendali" trasversale ospita materiali non legati a un singolo progetto: brand book, linee guida, manuale di stile.
Versionamento dei file
Quando carichi una nuova versione di un file con stesso nome, il portale conserva entrambe le versioni con numerazione progressiva (v1, v2, v3). Questo evita perdita di lavoro e permette di tornare a versioni precedenti se necessario. La versione più recente è quella di default mostrata, ma cliccando sulle versioni vedi tutta la cronologia.
Privacy e cifratura
I file dell'area condivisa sono archiviati cifrati a riposo. La trasmissione avviene in HTTPS con cifratura forte. L'accesso è regolato dai permessi del tuo account: documenti riservati sono visibili solo a contatti autorizzati. Per documenti particolarmente sensibili (NDA, dati legali) usiamo cartelle a permessi ristretti, su richiesta esplicita.
Gestione spazio archiviato
Periodicamente potresti voler fare pulizia dei file più vecchi o dei progetti chiusi da tempo. Non è necessario cancellare: i file restano disponibili. Ma se per esigenze interne vuoi una struttura più snella, possiamo archiviare progetti datati in cold storage, accessibili a richiesta ma non visualizzati di default. Parlane con il PM se interessa.
Permessi sui singoli file
Per documenti particolarmente sensibili, possiamo configurare permessi a livello di singolo file o cartella: solo specifici contatti vedono determinati documenti. È utile per NDA, contratti riservati, dati di terze parti. La configurazione avviene su richiesta tramite ticket amministrativo, con motivazione documentata.
Procedura passo-passo
- Accedi al portale clienti.
- Dal menu laterale clicca su Documenti.
- Scorri le cartelle organizzate per progetto e tema.
- Clicca su una cartella per aprirne il contenuto.
- Usa la barra di ricerca per cercare per nome file o estensione.
- Clicca su un file per visualizzarne l'anteprima.
- Usa il pulsante Scarica per salvarlo sul tuo dispositivo.
- Usa il filtro Tipo per restringere a immagini, PDF o video.
- Per condividere un link, clicca su Condividi e copia l'URL.
- Salva i preferiti dei file più consultati per accesso rapido.
- Imposta notifiche per nuovi file caricati nelle cartelle che ti interessano.
- Verifica periodicamente l'integrità del tuo archivio interno.
Errori comuni e come risolverli
- Cartella vuota: Il team potrebbe non aver ancora caricato file: chiedi al PM una conferma.
- File mancante: Verifica la cartella corretta o scrivi al PM con il nome del documento ricercato.
- Anteprima non disponibile: Alcuni formati non sono supportati nell'anteprima: scarica il file e aprilo localmente.
- Download interrotto: Connessione instabile o file molto grande: riprova con una rete più affidabile.
- Documenti non scaricabili pur avendo accesso: Pulisci la cache del browser o prova da un browser differente: spesso una sessione corrotta provoca falsi errori di permesso. Da incognito di solito si risolve.
- Anteprima file molto lenta: Per file grandi (>20MB) l'anteprima può richiedere alcuni secondi. Se è ricorrente per file frequenti, valuta di tenere copia locale a mano. Per documenti spesso consultati, è la strategia migliore.
Domande frequenti
D: Posso caricare anch'io documenti?
R: Sì, vedi la guida dedicata al caricamento file.
D: I file sono cancellabili?
R: Solo il team G Tech Group può cancellare file in modo definitivo; tu puoi richiederlo via ticket.
D: Esiste un limite di spazio?
R: Per i contratti standard non c'è un limite stretto, ma per archivi molto grandi parla con il PM.
D: Posso scaricare un'intera cartella in ZIP?
R: Sì, dal menu opzioni della cartella scegli "Scarica come ZIP": riceverai l'archivio compresso con tutta la struttura.
D: Posso condividere link a file con esterni non clienti?
R: Non in nativo, per ragioni di sicurezza. Per condividere con esterni, scarica il file e ricarica su un servizio di condivisione tuo (Drive, Dropbox).
In sintesi
L'area documenti condivisa è uno spazio di collaborazione cruciale: trattalo come una piccola memoria istituzionale della tua relazione con G Tech Group. Non lasciare il caos crescere: insieme al PM definisci convenzioni di nomenclatura e organizzazione delle cartelle che restino coerenti nel tempo. Quando un progetto si chiude, dedica qualche minuto a una breve manutenzione: arrivare con un'archivio ordinato a fine progetto è molto più semplice che mettere ordine a posteriori.
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