Aggiungere un'evento al calendario condiviso
Oltre a consultare gli eventi pubblicati dal team G Tech Group, puoi creare tuoi eventi nel calendario condiviso del portale: utile per proporre riunioni, segnalare scadenze interne o ricordare al PM una data importante. Vediamo come aggiungere correttamente un'evento al calendario.
Quando creare un'evento
Crea eventi per: proporre una riunione di confronto, segnalare la tua disponibilità o indisponibilità, ricordare una data critica del tuo business (es. lancio di un prodotto, fiera), pianificare una revisione di progetto. Per attività interne del team G Tech Group basta segnalare al PM.
Notifiche e invitati
Quando crei un'evento puoi invitare uno o più membri del team G Tech Group e altri contatti della tua azienda. Tutti gli invitati ricevono una notifica email con i dettagli e potranno confermare la partecipazione.
Promemoria personalizzati
Per ogni evento puoi configurare uno o più promemoria: email 30 minuti prima, push 5 minuti prima, riepilogo del giorno prima la sera precedente. Le combinazioni sono flessibili e personalizzabili per ogni utente invitato. Se hai memoria corta per le scadenze, due promemoria a distanza diversa funzionano meglio di uno solo.
Allegati a eventi
Negli eventi puoi includere link a documenti, agende, registrazioni precedenti, mockup da revisionare. Tutto resta archiviato nell'evento, anche dopo la sua conclusione. Per riunioni con materiale preparatorio, è una buona prassi caricare l'agenda almeno 24 ore prima: i partecipanti arrivano preparati e l'incontro è più produttivo.
Gestione conflitti
Quando crei un'evento, il sistema controlla se tu o gli invitati avete altri impegni nello stesso slot. Se rilevati conflitti, ti vengono segnalati con un'avviso. Puoi forzare comunque la creazione, ma è meglio cercare un'orario libero per evitare disagi. La funzione "Trova orario" suggerisce slot disponibili comuni a tutti gli invitati.
Disponibilità del team
Quando inviti membri del team G Tech Group a un'evento, il sistema controlla la loro disponibilità: se lo slot è già occupato, viene segnalato con un'avviso. In quel caso ti conviene proporre un'orario diverso o coordinarti con il PM per riorganizzare gli impegni. Pianificare con anticipo aumenta la probabilità di trovare slot compatibili.
Integrazione con il calendario personale
Gli eventi che crei sul portale finiscono nel calendario condiviso, ma puoi sincronizzarli col tuo calendario personale via Google o Outlook. In questo modo li vedi insieme agli altri impegni della giornata. Configura un colore distintivo per riconoscerli a colpo d'occhio dalle riunioni interne aziendali.
Procedura passo-passo
- Accedi al portale e vai sulla sezione Calendario.
- Clicca sul pulsante Nuovo evento in alto a destra.
- Inserisci titolo, descrizione e progetto collegato (se applicabile).
- Imposta data e ora di inizio e fine.
- Seleziona la categoria/colore dell'evento.
- Aggiungi gli invitati cliccando su Invita.
- Imposta l'eventuale ricorrenza (giornaliera, settimanale, mensile).
- Configura un promemoria email se vuoi essere avvisato.
- Clicca su Salva evento.
- Verifica che il colore scelto sia coerente con la legenda esistente.
- Imposta promemoria personalizzati per non dimenticare l'evento.
- Condividi i dettagli dell'evento via email con stakeholder esterni se necessario.
Errori comuni e come risolverli
- Pulsante Nuovo evento non visibile: I permessi del tuo contatto potrebbero non consentire la creazione: chiedi al contatto principale.
- Invitato non riconosciuto: Solo membri associati al tuo account possono essere invitati direttamente: per esterni inserisci email manuale.
- Fuso orario sbagliato: Verifica il fuso del tuo profilo prima di salvare per evitare slittamenti d'orario.
- Ricorrenza non attiva: Conferma la fine della ricorrenza per evitare eventi infiniti che intasano il calendario.
- Ricorrenza creata senza data fine: Senza data fine, l'evento si ripete all'infinito. Modifica per impostare una data di chiusura realistica, altrimenti accumulerai eventi nel calendario in modo indefinito.
- Evento creato ma invitati non ricevono notifica: Verifica che gli indirizzi degli invitati siano corretti. Per esterni alla tua azienda, conferma che le email non finiscano in spam loro: a volte serve preventivo allineamento.
Domande frequenti
D: Posso modificare un'evento già salvato?
R: Sì, basta cliccarlo e premere Modifica.
D: Gli invitati possono rifiutare?
R: Sì, dal pannello evento confermano o declinano la partecipazione.
D: Posso allegare un'agenda?
R: Sì, allega un PDF nel campo descrizione o aggiungi un link Google Doc.
D: Posso eliminare un'evento che ho creato?
R: Sì, dal pulsante Elimina nella scheda evento. I partecipanti riceveranno una notifica di cancellazione.
D: Posso creare eventi privati visibili solo a me?
R: Non sul calendario condiviso, che è per natura pubblico ai membri del progetto. Per eventi privati usa il tuo calendario personale separatamente.
In sintesi
Creare eventi sul calendario condiviso è un modo concreto per portare la tua agenda nel flusso operativo della collaborazione con G Tech Group. Usa la funzione con criterio: troppi eventi confondono, pochi rischiano di lasciare temi importanti senza tracciamento. La regola d'oro è creare eventi solo per cose che richiedono impegno temporale tracciabile: riunioni, scadenze, deadline interne con impatto sul progetto. Per to-do personali, meglio le tue app dedicate.
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