Aggiornare i contatti di fatturazione nel portale clienti
I contatti di fatturazione sono gli indirizzi email su cui ricevi le fatture, le note di credito e le solleciti di pagamento. Tenerli aggiornati ti evita di perdere documenti importanti e ritardi nei pagamenti. In quest'articolo vediamo come modificare i contatti di fatturazione dal portale clienti G Tech Group.
Differenza fra contatto azienda e contatto fatturazione
Il contatto azienda è l'indirizzo email principale per le comunicazioni generali. Il contatto di fatturazione è dedicato solo ai documenti contabili: tipicamente coincide con l'amministrazione interna o con il commercialista. È buona pratica usarne uno dedicato per non disperderli.
Più contatti di fatturazione
Puoi inserire più indirizzi separati da virgola: tutti riceveranno copia delle fatture. Ad esempio amministrazione@tuaazienda.it e commercialista@studio.it. Evita più di 3-4 indirizzi per non creare ridondanze.
Email dedicate per amministrazione
Avere un'email dedicata per amministrazione (es. amministrazione@tuaazienda.it) invece di un'indirizzo personale ha grandi vantaggi: la casella resta operativa anche se cambia la persona, le notifiche si concentrano in un punto, è più facile cercare documenti storici. Configurala come gruppo o casella condivisa fra le persone del reparto amministrativo.
PEC e fatturazione elettronica
La PEC della fatturazione può essere diversa da quella aziendale generale. Spesso le aziende dedicano una PEC apposita alla ricezione delle fatture passive: questo facilita la separazione fra comunicazioni legali generiche e flusso documentale fiscale. Se non hai una PEC dedicata, anche quella aziendale standard va bene.
CIG e CUP per appalti pubblici
Se la tua azienda lavora con la Pubblica Amministrazione, le fatture verso PA richiedono il riferimento a CIG (Codice Identificativo di Gara) e/o CUP (Codice Unico di Progetto). Questi codici devono essere comunicati a noi prima dell'emissione della fattura, perché vanno indicati nei campi specifici della fattura elettronica.
Differenze fra fattura cartacea e elettronica
Per clienti italiani la fattura passa obbligatoriamente per SDI e arriva al codice destinatario o PEC indicato. La copia di cortesia (PDF) viene inviata in parallelo agli indirizzi email di fatturazione. Per clienti esteri non soggetti a fatturazione elettronica, l'email diventa l'unico canale: assicurati che gli indirizzi siano corretti e attivi.
Indirizzi multipli e CC
Quando configuri più indirizzi di fatturazione, valuta se metterli tutti come destinatari principali oppure usare la modalità "primario + cc": il primario riceve la fattura come destinatario diretto, i cc in copia conoscenza. È particolarmente utile quando l'amministrazione interna deve essere primaria e il commercialista in copia.
Procedura passo-passo
- Accedi al portale come contatto principale.
- Vai su Profilo > Azienda.
- Scorri fino alla sezione Contatti di fatturazione.
- Sostituisci o aggiungi l'indirizzo email nel campo dedicato.
- Separa più indirizzi con la virgola (senza spazi).
- Indica anche la PEC fatturazione se differente da quella aziendale.
- Inserisci eventuali note per la contabilità (es. CIG/CUP, ordine d'acquisto).
- Clicca su Salva modifiche.
- Effettua un test inviandoti la prossima fattura per verificare.
- Effettua una piccola fattura di test (se possibile) per verificare la corretta consegna.
- Aggiorna anche il sistema gestionale interno per coerenza.
- Verifica periodicamente che tutti gli indirizzi siano ancora attivi.
Errori comuni e come risolverli
- Email non valida: Controlla che ogni indirizzo abbia un dominio corretto, senza spazi e caratteri strani.
- Vecchio commercialista riceve ancora fatture: Rimuovi il vecchio indirizzo dalla lista e attendi la prossima emissione.
- Email in spam: Chiedi al tuo provider di inserire @gtechgroup.it nei mittenti sicuri.
- PEC piena: Il portale segnala mancata consegna: libera spazio o aggiorna la PEC.
- Commercialista non riceve email di fatturazione: Verifica che l'indirizzo email sia scritto correttamente, senza spazi finali. Chiedi anche al commercialista di mettere @gtechgroup.it in whitelist nei suoi filtri antispam.
- Email di fatturazione respinte dal server: Se il server email destinatario respinge i nostri messaggi, lo notiamo dai log: ti informiamo per correggere l'indirizzo. Verifica anche eventuali caselle piene del commercialista.
Domande frequenti
D: Posso usare email personali?
R: Sconsigliato: usa indirizzi aziendali dedicati per tracciabilità.
D: Il commercialista può rispondere alle email?
R: Sì, riceve copia delle email e può rispondere come qualsiasi destinatario.
D: Posso indicare destinatari diversi per fatture e solleciti?
R: Al momento i due flussi condividono gli stessi destinatari.
D: Posso esportare l'elenco dei contatti fatturazione?
R: Sì, dalla sezione amministrazione del profilo è possibile esportare in CSV per riconciliazioni interne.
D: Posso configurare email diverse per fatture diverse?
R: Non a livello di singola fattura: la configurazione è globale per tipo di documento. Per casi specifici, contatta l'amministrazione.
In sintesi
I contatti di fatturazione corretti sono la base per ricevere puntualmente fatture e relative comunicazioni. Investi tempo nella configurazione iniziale: caselle email dedicate, gestite da team responsabili, sono molto più affidabili di indirizzi personali. Per organizzazioni più strutturate, valuta di standardizzare gli indirizzi (amministrazione@, fatturazione@, contabilita@) per separare i flussi. Una verifica annuale dei contatti configurati assicura coerenza nel tempo.
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